Работа с порционным списанием в ЕГАИС

Работа с порционным списанием в ЕГАИС

"Порционное списание" в ЕГАИС внедрено с 01.07.2024 для "крепкого" ("маркируемого") алкоголя, т.е. не касается пива (сидра, пивных напитков и пр.).

К данной инструкции можно переходить после того как были сделаны все технические Порционное_списание_в_ЕГАИС.

Здесь будут описаны действия барменов и ответственных лиц.

Работа бармена с порционным списанием

Бармен в обновлённом приложении работает с новыми разделами:

- Пул вскрытых марок

- Коктейли - (или "Приготовление (в кухню)" в новых версиях)

- Минибары (или "Реализация (в минибары)" в новых версиях)

- Коктейли/блюда

Т.е. сканирует туда бутылки.

Ненужные разделы можно скрывать; основная работа ведётся в "пуле вскрытых марок".

Пул вскрытых марок

В данном режиме достаточно просто сканировать штрих-код акцизной марки при вскрытии новой бутылки – никаких дополнительных кнопок нажимать не надо.

ВАЖНО: На практике удобно бывает и заранее в этот раздел сканировать все бутылки, которые выносятся в торговый зал / бар для реализации.

Из бутылок которые находятся в "пуле марок" - при пробитии заказов в кассовом ПО (R-keeper, IIKO и т.п.) - будут автоматически забираться данные и формироваться нужный документ ЕГАИС (акт для коктейлей / чек для "чистого").

Если был отсканирован неверный код (напр-р «маленький квадратный» - datamatrix) – выйдет красное уведомление «НЕВЕРНАЯ МАРКА».

Если в течение короткого времени штрих-код отсканируется повторно, выйдет красное уведомление «МАРКА УЖЕ ОТСКАНИРОВАНА».

Если отсканирован верный уникальный штрих-код, отобразится название продукции.

Если вдруг отображается "Неизвестная марка" или "Тип - крепки напитки...", значит сканируемой продукции пока нет на остатках (или просканировано то чего уже нет на остатках - было списано ранее).

Коктейли

В данном режиме необходимо сканировать бутылки, которые передаются целиком на кухню для приготовления блюд - после нажатия на "Отправить" данные уйдут в "Модуль Бухгалтера", где на их основании будет сформирован акт списания v4 с указанием объёмов и причиной "Приготовление".

ПРИМЕЧАНИЕ: Если в техкарте блюда указан алкоголь (а для r-keeper стоит ещё признак "алкогольный коктейль"), то надо использовать "пул вскрытых марок".

Также этот режим можно использовать, если в заведении есть только коктейли (и нет "чистого" алкоголя а значит не нужны чеки, т.е. связка с кассовым ПО). В таком случае можно использовать и сценарий работы с "Режимом исключения":

В начале смены бармен сканирует все невскрытые бутылки, заполняет список;

В конце смены бармен нажимает "Редактировать" - "Исключить" - и сканирует оставшиеся бутылки, они исключаются из списка.

В итоге в списке остаются только вскрытые во время смены позиции, при нажатии на кнопку "Отправить" они уходят в модуль бухгалтера и сопоставляются с остатками.

Отправленная отсюда продукция отобразится в разделе "Коктейли" в "Модуле Бухгалтера" с пометкой "Приготовление".

Минибары

В данном режиме необходимо сканировать бутылки, которые целиком передаются в минибары - после нажатия на "Отправить" данные уйдут в "Модуль Бухгалтера", где на их основании будет сформирован акт списания v4 с указанием объёмов и причиной "Реализация".

Соответственно, этот раздел можно использовать и при других кейсах, когда необходимо бутылку списать на "Реализацию".

При ошибочном сканировании позицию из списка можно удалить с помощью кнопки "Редактировать" - нажав на "Исключить", затем отсканировав марку которую надо исключить, и затем выйдя из "режима исключения".

Отправленная отсюда продукция отобразится в разделе "Коктейли" в "Модуле Бухгалтера" с пометкой "Реализация".

Коктейли/блюда

Режим аналогичен режиму"Коктейль", с одной только особенностью - при сканировании приложение будет требовать указать объём реализуемой продукции.

Данный раздел может использоваться заведениями торгующими только коктейлями и с низкой интенсивностью работы бармена - т.е. у него будет время при каждом пролитии сканировать и указывать объёмы.

Отправленная отсюда продукция отобразится в разделе "Коктейли" в "Модуле Бухгалтера" с пометкой "Приготовление".

Отслеживание работы порционного списания

Ответственное лицо может отслеживать работу с "порционкой" в личном кабинете BARLANE ("модуле бухгалтера").

Чеки с "чистым" алкоголь

Полностью цепочка с "чистым алкоголем" следующая:

1 - Закрывается чек с "чистым алкоголем" в кассовом ПО

2 - Чек отправляется в BARLANE; передаётся шапка чека (номер, смена, касса), объём, цена и артикул/гуид блюда.

3 - BARLANE проверяет, есть ли данный артикул/гуид в "справочнике"; затем проверяет по алккоду есть ли в "пуле марок" подходящая марка с нужным объёмом.

4 - Если всё ок - то создаётся чек и отправляется в ЕГАИС; если на каком-то из этапов была ошибка - она фиксируется.

Увидеть чек можно в разделе "Чеки".

Статус "Успешно" - значит чек успешно был проведён в ЕГАИС.

Статус "В обработке" - значит ожидается ответ от ЕГАИС (если при обновлении страницы продолжает висеть более 10 секунд - обратитесь в поддержку).

Статус "Ошибка" - там будет расшифровка с чем связана ошибка.

Ошибки:

"недостаточно объёма на остатках" - в "пуле марок" не нашлась позиция с достаточным объёмом.

"не найден алккод в Справочнике номенклатуры" - не заполнен справочник номенклатуры по данной позиции.

"Ошибка ( )" - ошибка от ЕГАИС (в скоро времени будет отображаться текст более полный; сейчас рекомендуется проверить работу УТМ при частом получении таких ошибок).

В ближайшее время будет релиз функции переотправки чеков; т.е. после устранения причины ошибки (напр-р досканирования в "пул марок" бутылок) можно будет заново отправить чек.

Чеки с коктейлями

Полностью цепочка с "коктейлем" следующая:

1 - Закрывается чек с "коктейлем" в кассовом ПО

2 - Чек отправляется в BARLANE; передаётся артикул/гуид блюда.

3 - BARLANE проверяет, есть ли данный артикул/гуид в "справочнике" и указаны ли ингредиенты для него; затем проверяет по алккодам ингредиентов есть ли в "пуле марок" подходящие марки с нужным объёмом.

4 - Если всё ок - то марки с объёмами попадают в раздел "Коктейли" в "Сопоставленное"; и списываются оттуда в выбранное время автоматикой - в разделе "Акты списания" появляется акт с причиной "Приготовление".

Статус "Коктейль" - значит ингредиенты были успешно переданы в раздел "Коктейли".

Ошибки аналогичны ошибкам "чистого" связанные с сопоставлением в справочниках и с "пулом марок", с отдельной пометкой что речь о коктейлях.