Модуль Бухгалтера BARLane

Модуль Бухгалтера BARLANE

Модуль бухгалтера доступен по адресу https://barlane.ru/

Рекомендуемый веб-браузер – Google Chrome.

Для входа в систему необходимо ввести Логин и Пароль.

Существуют три роли – Администратор, Бухгалтер, Наблюдатель.

Бухгалтеру недоступны разделы «Учётные записи», «Торговые объекты», «Кассы», «Транспортные модули»; недоступна возможность удалять штрих-коды в разделе «Отсканированные товары». В остальном функционал идентичен.

Наблюдателю доступны разделы с документами и остатками; но недоступны действия с ними.

В данной инструкции будет описан полный функционал каждого раздела.

ПРИМЕЧАНИЕ: Некоторый функционал описывается отдельными статьями, например Инвентаризация в BARLane и Алкогольная Декларация в BARLane (включает в себя разделы "Алкогольные декларации" и "Справочник контрагентов").

Главная

Внешний вид раздела:

Раздел «Главная» содержит описание системы BARLANE, окно авторизации, выхода с аккаунта и кнопку «Профиль и настройки»:

В окне «Профиля» есть возможность сменить данные своей учётной записи, сменить пароль.

После получения от разработчика первого случайно сгенерированного пароля всегда рекомендуется сменить его на свой, отвечающий критериям защищённости.

В случае утери пароля его можно восстановить с помощью почты.

Рабочий стол

Внешний вид раздела:

Раздел «Рабочий стол» - информационный. Показывает в таблице, есть ли отсканированные марки, сколько из них сопоставились с остатками.

Кнопка «Перейти к отсканированным» - переход в раздел «#Отсканированные товары».

Остатки ЕГАИС

Внешний вид раздела:

В данном разделе можно запросить вручную и просмотреть остатки ЕГАИС на регистрах 2, 1, 1-3 («торговый зал», «склад», «помарочные» соответственно).

Регистры 1 и 2 – взаимоисключающие, т.е. продукция может находиться либо на Регистре 1 («склад»), либо на Регистре 2 («торговый зал»).

Регистр 3 – дополнительный к Регистру 1, на нём хранятся электронные штрих-коды акцизных марок.

Т.о. если есть электронная марка, привязанная к алкоголю на «Складе» - этот алкоголь «помарочный», Регистр 1-3.

Во вкладке «Остатки Р1-Р3» отображаются остатки «склада» и «помарочные».

«Помарочные» выделяются зелёным цветом, есть цифры в колонке «Марки», на них можно нажать и увидеть сами марки:

Во вкладке «Остатки Р2» отображаются остатки «торгового зала»:

Над таблицей отображается дата и время обновления остатков (различные для Р1-Р3 и Р2).

Кнопка «Показать фильтры» даёт возможность фильтровать отображаемую информацию:

Для запроса вручную достаточно нажать соответствующую кнопку – «Запросить остатки вручную».

Автоматический запрос в указанное время можно настроить в свойствах "Торгового объекта".

Обычно получение ответа занимает 2-3 минуты. Если кнопка снова стала активной, дата обновления изменилась – остатки тоже должны отображаться обновлённые.

---

Примечание по формированию "Остатков Р1-Р3":

- Остатки пополняются автоматически после принятии накладных (после того как их статус становится "Принята"/"Принята частично").

- Остатки уменьшаются автоматически после проведения актов списания.

- Данные по маркам для "Р1-Р3" можно актуализировать кнопкой "Запросить марки" (ЕГАИС позволяет отправлять запрос раз в 10 минут).

- Помните, что единого запроса по всем маркам на остатках в ЕГАИС не существует; поэтому информация по ним заполняется только принятием накладных, либо запросами марок.

---

Возможные проблемы:

• После статуса «Остатки в процессе получения» кнопка «Запросить…» стала активной, но «Дата обновления» не изменилась и остатки тоже не обновились.

Запросы разрешено отправлять не чаще, чем раз в 1 час, так что скорее всего менее часа назад в УТМ был отправлен запрос из другой товаро-учётной системы (sh4dec, 1C и т.п.).

Необходимо выждать время (больше часа с момента отправки запроса из другой программы) – и сделать запрос повторно.

ВАЖНО: Если иная программа делает часто автоматические запросы, необходимо её отключить (напр-р EgaisForPos).

• Очень долго висит статус «Остатки в процессе получения»

Проверьте, что запущены Модуль Синхронизации Барлэйн и УТМ; при возникновении сложностей свяжитесь с технической поддержкой:

 support@barlane.ru
 +7(800)707-28-17

Либо через кнопку "Задать вопрос".

Выгрузка остатков за дату

С помощью соответствующей кнопки можно выгрузить остатки за любую дату, когда приходил ответ на запрос.

Выгрузить можно в классическом виде, а также в виде для сверки с декларацией:

При выгрузке в виде для декларации могут возникнуть 2 ошибки:

- Не найден импортёр. Исправляется запросом алкогольной продукции

- Не найден производитель ЕАЭС в "справочнике контрагентов". Исправляется добавлением в справочник

ВАЖНО: Для декларации фиксируйте финальные остатки квартала (или поздно вечером последнего дня квартала, когда уже не будет списаний/приёмок; или рано утром первого дня нового квартала, когда ещё не прошли списания и нет приёмок); если такие не зафиксированы, то в своих расчётах при сверке учтите пропущенные списания/приёмки.

ПРИМЕЧАНИЕ 1: Для обоих регистров скачивается свой список остатков; не забывайте об этом, если до сих пор используете "Торговый зал" (Р2).

ПРИМЕЧАНИЕ 2: Список единый для крепкого и пива, т.е. там учитываются все коды (т.к. в остатках ЕГАИС нет подобного деления).

Справочник номенклатуры

Раздел для указание связки с номенклатурой кассовой системы, для работы "порционного списания" крепкого алкоголя (для sh4 и sh5; для iiko в данном разделе никаких работ не требуется, там используется справочник в разделе "Накладные").

ВАЖНО: Для sh5 при наличии соответствующей лицензии доступна загрузка алккодов "чистого" и техкарт с алккодами коктейля (если они проставлены в карточках сторхауса).

Ниже инструкция для ручного заполнения справочника R-keeper (подойдёт и при работе с sh4, и при работе с sh5):

Для удобства можно нажать на "коктейль/чистый" и тогда таблица отсортируется по этим признакам.

Для редактирования значений надо нажать на "Ident".

У "чистого алкоголя" можно указать "алккод" (id товара, можно указать несколько через точку с запятой ; без пробелов), объём:

Для "коктейля" указываются данные по ингредиентам:

В меню r-keepper соотв-но "идентификатор" и "гуид" находятся здесь:

"Ident" - "Идентификатор"

"Гуид" - "GUID"

ВАЖНО: Если справочник большой, в процессе заполнения рекомендуется использовать кнопку "Выгрузить дамп" для создания резервной копии справочника (сохранится файл который можно будет загрузить заново).

Пул вскрытых марок

В данном разделе отображаются марки, которые были отсканированы в "Модуле Бармена" или в "Мобильном Бармене" в соответствующем режиме.

Эта таблица фиксирует открытые бутылки в заведении, из которых происходит реализация продукция.

Данные из неё используются при получении из кассового ПО (R-keeper/IIKO и пр.) данных о продаже ("чистого" иди "коктейля") - с марками из этого "Пула" формируется необходимые документ и отправляется в ЕГАИС (чек для "чистого"; а ингредиенты коктейля попадают в раздел "коктейли").

Коктейли

В данном разделе отображаются данные, которые пришли из приложений бармена из режимов "Минибары", "Коктейли" и "Коктейли/блюда"; а так же данные из продаж коктейлей на кассе (R-keeper/IIKO и пр.); соотв-но пришедшее из "Минибаров" помечается признаком "Реализация", а остальные - "Приготовление".

Пришедешие данные проходят проверку на наличие на остатках - и попадают в "Сопоставленные" или "Без сопоставления" (а также отбрасываются те ШК, которые уже есть в "Пуле марок").

"Сопоставленные" списываются автоматически роботом если выставлена такая настройка; или вручную в "Мастере списания".

Акты списания создаются каждый со своей причиной ("приготовление" или "реализация"), их можно затем просмотреть в одноимённом разделе.

Отсканированные товары

В разделе отображаются все марки, отсканированные барменами (и бухгалтерами с помощью кнопки «Добавить ШК вручную»).

ПРИМЕЧАНИЕ: В системе работает защита от дублей - если бармен отсканировал марку, которая уже в таблице (либо есть в успешном акте списания), она не будет добавлена ещё раз. Также если был переход с ПО EgaisForPos, через тех.поддержку есть возможность подгрузить в систему марки, списанные этим ПО, чтобы на них также начала действовать защита от дублей.

---

Поле поиска – возможность найти штрих-код (можно написать вручную/внести значение сканером).

---

Вкладка «Сопоставленные»:

Таблица показывает штрих-коды, которые сопоставились с остатками - их можно списать.

Вкладка «Без сопоставления»:

Таблица показывает штрих-коды, которые не сопоставились с остатками. Штрих-коды сначала сопоставляются по полному значению с Р1-Р3; в случае отсутствия там – по алккоду с остатками Р2. Если позиция не найдена ни в «помарочных», ни в «торговом зале» - она попадает в таблицу «Без сопоставления».

---

Возможные причины – «Нет на остатках», «Неизвестная продукция», «Не перенесено Р1».

«Неизвестная продукция» - как правило «новая» продукция, которая ещё ни разу не поступала на остатки в системе BARLANE. Чтобы подтянуть название, необходимо отправить #Запрос алкогольной продукции по ID товара. Сама продукция либо излишек (давно списанная бутылка); либо отсканирована из свежей поставки (не успели ещё принять ТТН/обновить остатки); либо "левая бутылка.

«Нет на остатках» - продукции нет на остатках (ни Р1, ни Р2). Такое возможно в разных ситуациях: бухгалтер не успел подтвердить ТТН; в Барлэйн ещё не пришла самая последняя информация по остаткам; отсканирована бутылка которой не должно быть на остатках, и т.п.

«Не перенесено Р1» - продукция найдена на Р1 (без марки, т.е. Р1 а не Р1-3), её необходимо перенести на Р2 соответствующим документом - #Акт передачи в торговый зал.

Как только причина несопоставления будет устранена – марка автоматически перейдёт во вкладку «Сопоставленные». Если же этого не произошло, обратитесь в тех.поддержку.

ПРИМЕЧАНИЕ 1: Подробные причины и необходимые действия по несопоставленной продукции описаны в статье "Частые вопросы (F.A.Q) (в т.ч. и по новым маркам).

ПРИМЕЧАНИЕ 2: Тип продукции, а не название, пишется для новых марок, т.к. в содержимом штрих-кода не содержится информация об алккоде.

---

Кнопка «Добавить ШК вручную» позволяет внести марку без использования модуля Бармена:

Добавить можно либо простым копированием, либо с помощью сканера. Марка пройдёт проверку и попадёт в таблицу.

ПРИМЕЧАНИЕ: Если выйдет ошибка о виртуальной кассе - зайдите в раздел "Кассы" и выставьте галку "Виртуальная" у любой кассы. После этого функционал кнопки станет доступным.

---

У администратора есть возможность выделить любую марку и удалить из таблицы (кнопка «Удалить») – если вдруг бармен ошибочно отсканировал невскрытую бутылку; или висит неактуальный излишек.

ВАЖНО: Удаляйте марку, только если на 100% уверены в том, что она не нужна. В некоторых случаях удалённые данные восстановить через тех.поддержку не получится.

Мастер списания

Мастер списания предназначен для формирования и отправки в ЕГАИС Актов Списания.

Режимы:

Отдельно "Крепкий алкоголь" (маркируемый):

- Списать сопоставленный

- Списать по иным причинам

Отдельно "Пиво и пр." (немаркируемый):

- Списать вручную

- Списать по иным причинам

- Списать сопоставленное

Крепкий алкоголь (Списать сопоставленный)

В данном режиме можно списать сопоставленный маркируемый (крепкий) алкоголь. Отображаются все позиции, которые есть в «сопоставленных».

Для Р2 и Р1-3 формируются разные акты ЕГАИС, поэтому марки распределены по разным вкладкам; списываются они соответственно тоже раздельно.

Для ручного списания достаточно выделить нужные марки (верхняя галка выделяет всё) и нажать на кнопку «Отправить акт»:

Появится индикация «Акт отправлен в УТМ», его можно увидеть в следующем разделе #Акты списания.

Можно также настроить автоматические списание раз в сутки - (об этом будет рассказано в главе о разделе «#Торговые объекты»).

Крепкий алкоголь (Списать по иным причинам)

В данном режиме можно указать причину списания крепкого алкоголя ("Реализация", «Недосдача», «Иные цели», «Потери» и т.д.).

Отображаются все остатки (с возможностью фильтровать по названию, алккоду, справке б и т.д.) – для списания достаточно указать количество и нажать на "Добавить" по нужным позициям.

Добавленные позиции отобразятся в нижнем списке - если кол-во не равно маркам, то потребуется указать конкретные штрих-коды.

Во всплывающем списке марок можно указать нужные нажав на строки; либо внеся их в поле выше и нажав на кнопку "Указать марки списком":

Также, если у вас есть только фрагмент марки (нап-р только серия-номер с акциза), при указании его в поле и нажатии на кнопку выделится нужный ШК, и его можно будет выбрать:

После указания всех ШК (если это потребовалось), можно выбрать "причину списания" (указать комментарий если нужно) и нажать на "Отправить акт":

Отправленный акт можно просмотреть в разделе #Акты списания

Если в процессе в нижний список были добавлены неверные позиции, убрать их оттуда можно кнопкой "удалить".

ВАЖНО: Фильтрация по маркам работает и на фрагменты, т.е. нужную позицию можно найти, указав в поле марки код и серию с акциза (без пробела).

Списание с Р2 отличается - там достаточно указать нужное кол-во для списания, выбрать позицию и отправить (с причиной и комментарием).

Пиво пр. (Списать вручную)

В данном режиме можно списать немаркируемый (пиво, сидр, медовуха, пуаре и пр.) алкоголь. Отображаются все остатки «торгового зала» (Р2) и Склада (Р1) с фильтрацией по кодам немаркируемой алкогольной продукции – для списания достаточно выделить необходимые позиции (верхняя галка выделяет всё), указать количество на списание (не меньше 1 и не больше того, что есть на остатках), нажать «Отправить акт».

ПРИМЕЧАНИЕ: Для Р1 указывается также и дата ТТН, в которой пришли данная продукция.

Пиво пр. (Списать по иным причинам)

Аналогично разделу "крепкого алкоголя" для Р2, только показываются остатки немаркируемого алкоголя.

Пиво пр. (Списать сопоставленное)

Аналогично разделу "крепкого алкоголя", только показываются сопоставленные остатки немаркируемого алкоголя из раздела "Немаркируемый алкоголь".

Также в настройках "Торговых объектов" отдельная настройка автосписания для сопоставленного пива.

Акты списания

Внешний вид раздела:

В разделе отображены все отправленные через BARLANE акты списания. Есть возможность фильтровать отображаемую информацию (кнопка «Показать фильтры»).

Подробную информацию можно получить, нажав на строку с нужным актом:

Две зелёные галки в столбце «Ответы ЕГАИС» означают, что акт списания был успешно принят и проведён.

Если есть хотя бы один крестик – акт не был принят. Причину можно посмотреть в поле «Ответы ЕГАИС»; если содержимое непонятно, обратитесь в техническую поддержку.

Из непринятых актов (с крестиком) марки автоматически возвращаются в раздел «Отсканированные товары», откуда будет возможность переотправить их повторно; если этого не произошло – обратитесь в техническую поддержку.

Автор документа «Робот» означает, что акт был отправлен автоматически (об этом будет рассказано в главе о разделе «#Торговые объекты»).

ПРИМЕЧАНИЕ: Успешный акт списания (не позднее 7 дней после его создания) можно отменить; для этого его необходимо выделить - внизу перед "Содержимым акта" появится кнопка "Отменить акт".

ВАЖНО: Если у документа долго не появляются галки или кресты - обратитесь в тех.поддержку (скорее всего нет связи либо с Модулем Синхронизации, либо с УТМ).

Переотправка актов списания

Для следующих неуспешных актов списания:

- "Пиво и пр." (ВАЖНО: Редактировать кол-во можно для актов составленных вручную; для актов отправленных по сопоставленному данная функция недоступна)

- "Иные причины" (Крепкий алкоголь)

- "Иные причины" (Пиво и пр.)

доступна переотправка:

При нажатии на эту кнопку появляется окно для внесения изменений:

После переотправки - в таблице появляется новый акт.

ВАЖНО: Перед переотправкой проверьте, из-за каких позиций возникла ошибка "необеспеченный расход"; и убедитесь, что в системе актуальные остатки.

Накладные

В разделе расположен функционал для работы с ТТН.

А именно работа со входящими накладными, и возможность отправлять исходящие.

ВАЖНО: Если у вас алкогольная лицензия на маркируемую продукцию крепостью не больше 16.5%, вы можете включить соответствующую настройку в "Торговых объектах" - и тогда на накладные с продукцией крепче 16.5% будет срабатывать защита (невозможно будет их подтвердить).

Входящие ТТН

В таблице "Входящие ТТН" отображаются все входящие накладные. Есть возможность фильтровать отображаемую информацию (кнопка «Показать фильтры»).

При нажатии на кнопку "Запросить ТТН" в Барлэйн загружаются входящие накладные (от пол минуты до 2-3); обязательно обновите страницу, чтобы увидеть новые накладные.

• Статус ТТН - галки свидетельствуют об успешной отправке акта на данную накладную; в случае, если крестики - значит была проблема с УТМ либо ЕГАИС, и ответ можно переотправить; Статусы:

- "Ожидание" - ответ по ТТН отправлен в ЕГАИС и обрабатывается

- "Принята" - ТТН подтверждена

- "Отказ" - ТТН отклонена

- "Отправлен акт расхождений" - на ТТН был отправлен акт расхождений

- "Ожидается ответ от поставщика" - акт расхождений был принят ЕГАИС, ожидается ответ от поставщика

- "Принята с расхождениями" - акт расхождений был подтверждён

- "Акт расхождений отклонён" - поставщик отклонил акт расхождений

• Номер - "Бумажный" номер накладной;

• Дата - дата отправки ТТН;

• Поставщик - Наименование поставщика;

• ID поставщика - ФСРАР-id поставщика;

• Номер TTN - id накладной в системе ЕГАИС.

Для совершения действий по ТТН, либо получения подробной информации, необходимо нажать на Номер, откроется накладная:

О Справке Б: В самой ТТН отображается Справка Б поставщика (т.е. та справка, с которой продукция числится на его остатках); чтобы увидеть Справку Б, с которой продукция попадёт на остатки при принятии, надо на неё нажать, значение отобразится во всплывающем окне.

Чтобы посмотреть подробную информацию по производителю достаточно нажать на наименование:

Доступна функция "контроля цен" - если нажать на цену, то отобразится график по 5 последним поставкам:

А также красным цветом подсвечивается поле цены, если она повысилась.

При совершении любого действия с ТТН созданный акт отобразится в списке "Связанные документы":

При нажатии на строку документа ниже отобразятся подробные "Ответы ЕГАИС"; также в таблице индикация ответов, галки - значит акт был принят; крестики - ошибка.

Кнопки в верхнем левом углу:

- "Принять полностью" - отправляется Акт Подтверждения (накладная принимается целиком);

- "Отклонить" - отправляется Акт Отказа (накладная откланяется целиком);

- "Принять частично" - при нажатии на кнопку поля в столбце "Количество" становятся активными; после внесения необходимых изменений (указывается подтверждаемое количество), нажимать "Перенести", таким образом заполнится нижний список. Необходимо нажать на кнопку "Отправить акт", будет создан Акт Расхождений; после подтверждения со стороны поставщика накладная принимается частично. (ПРИМЕЧАНИЕ: Нужно перенести в нижний список все позиции, в т.ч. и те, что остались без изменения).

ВАЖНО: Акт разногласий отправляется именно нажатием кнопки "Отправить акт"

ПРИМЕЧАНИЕ 1: Особенность создания акта разногласий для помарочной продукции описана в разделе ниже.

ПРИМЕЧАНИЕ 2: Ответ по акту разногласий подтянется после того, как вы нажмёте "Запросить ТТН"

Сверка марок (для ТТН с помарочной продукцией)

С октября 2018-го года в ЕГАИС появилась помарочная продукция (оклеенная новыми марками). Отличия от партионной продукции (оклеенной старыми марками):

- В накладных указано содержимое штрих-кодов акцизных марок

- При принятии продукция поступает на регистр Р1-Р3 (т.е. к остаткам на "Складе" по "Справкам Б" дополнительно привязываются марки)

- При составлении "Акта разногласий" необходимо указывать принимаемые марки

- Помарочную продукцию нельзя переносить на Р2 ("торговый зал"), соответственно списывается она с Регистра Р1-Р3

Помарочную продукцию можно найти в таблице "Остатки Р1-Р3", она выделяется зелёным цветом, а также заполнен столбец "Марки" (по нажатию на кол-во откроется таблица с марками):

Помарочная продукция записывается в таблицу "Остатки Р1-Р3" при приёмке ТТН; а также при нажатии на кнопку "Запросить марки".

ПРИМЕЧАНИЕ 1: "Запросить марки" является дополнительным инструментом для актуализации данных, в ЕГАИС данный запрос можно отправлять не чаще чем раз в 10 минут. Основной инструмент построения помарочных остатков - подтверждение ТТН с новыми марками.

В накладной с помарочной продукцией её количество указано в соответствующем столбце:

При нажатии на количество марок откроется таблица, в которой они будут отображены:

Подобную накладную можно так же принять кнопкой "Принять полностью", однако настоятельно рекомендуется сначала сделать сверку.

Т.к. поставщики могут ошибиться при отгрузке, и в ТТН указать один штрих-код, а по факту привезти бутылку с другим. Если вы примете подобную продукцию, ответственность за некорректное ведение деятельности в ЕГАИС будет лежать на вас (остатки фактические будут не соответствовать остаткам ЕГАИС) - придётся дополнительными запросами совместно с поставщиком исправлять ошибку.

Во избежание подобных ситуаций необходимо произвести сверку соответствия марок в накладной и фактических.

ПРИМЕЧАНИЕ 2 к функции "Принять частично":

Для ТТН с новыми марками можно составить Акт разногласий вручную, если помарочные позиции принимаются целиком или отклоняются целиком. Если же требуется указать неполное количество бутылок с новыми марками - необходимо сделать это из "Сверки марок".

Для сверки необходимо нажать на кнопку "Сверить помарочно":

Откроется страница сверки:

С полем для ввода марок; индикацией количества сопоставленных марок; таблицей помарочной продукции.

Процесс сверки простой - начните сканировать марки бутылок из этой накладной.

Те что сопоставятся - выделятся синим цветом. Те что не сопоставятся - отобразятся внизу красной строкой под заглавием "Неизвестные марки" (такие бутылки сразу откладывайте в сторону, чтобы их потом было просто найти для возврата поставщику).

Сверка сохраняется в промежуточном состоянии автоматически - в любой момент можно из неё выйти и затем вернуться к её составлению; а также сбросить и начать заново.

Если сопоставились все марки (т.е. в заглавии "N из M сопоставлены" N = M; а также все строки зелёные), можно сохранить сверку и принять ТТН целиком.

Если сопоставились не все марки можно прямо из сверки соответствующей кнопкой перейти к созданию "Акта разногласий", где автоматически будут указаны все марки, которые сопоставились.

После принятия ТТН (полного либо частичного) и получения ответов ЕГАИС (две галочки), помарочные остатки сразу запишутся в таблицу "Остатки Р1-Р3", таким образом не потребуется никаких дополнительных действий для того, чтобы эта продукция затем сопоставилась (когда будет отсканирована в Модуле Бармена).

ВАЖНО: Если в процессе сверки бутылка не прошла проверку - обязательно попробуйте отсканировать её ещё раз. Это поможет в редких случаях, когда некорректно срабатывает сканер.

Об импортёрах в ТТН

Для иностранной продукции работает автозапрос информации об Импортёре - после подтверждения ТТН автоматически отправляется запроса Справки А; и когда приходит ответ от ЕГАИС, в ТТН записывается соответствующая информация:

Если есть необходимость получить импортёра в старых ТТН (которые пришли до внедрения автозапроса) - скопируйте "Справку А", зайдите в раздел #Запрос Справки А и сделайте соответствующий запрос. Когда придёт ответ - информация автоматически запишется в ТТН.

Исходящие ТТН

В таблице "Исходящие ТТН" отображаются все исходящие накладные. Есть возможность фильтровать отображаемую информацию (кнопка «Показать фильтры»).

По нажатию на кнопку "Создать ТТН" открывается окно новой накладной.

В верхней части необходимо заполнить общие данные:

Номер - пишется номер, который будет указан на бумажной накладной

Даты - по умолчанию ставятся сегодняшние; ЕГАИС позволяет ставить наперёд (+3 дня)

Тип - Возвратная/Расходная (ПРИМЕЧАНИЕ: ЕГАИС попустит расходную накладную только в рамках одного юр.лица, т.е. фактически это "внутреннее перемещение" между обособками)

Получатель - рекомендуется указывать по СИО (ФСРАР-id) во избежание ошибочной отправки (напр-р 010000006173 для ООО "АСТ-интернэшнл инваэронмэнт")

Транспорт - рекомендуется заполнять (данные можно уточнять у поставщика который будет забирать поставку), т.к. госорганы могут оштрафовать за отсутствие этих данных.

В нижней части две таблицы, первая - Остатки Р1-Р3:

При выборе нужной позиции из остатков и нажатии на "добавить", внизу начинает формироваться таблица самой накладной:

Цену можно указать как сразу в верхней таблице, так и после добавления, в нижней.

(Также если есть список ШК, которые надо отправить - можно внести их кнопкой "Указать ШК" - при наличии на остатках позиции с ними автоматически добавятся в нижний список)

Если указанное для отправки количество меньше, чем число марок на остатках, система потребует указать конкретные штрих-коды:

Во всплывающем окне необходимо выбрать нужные марки:

После заполнения таблицы необходимо нажать на кнопку "Записать" - т.о. сформируется "черновик". Из него можно сделать сразу и отправку - нажатием на соответствующую кнопку - "Отправить накладную" :

При возвращении в раздел "Исходящие ТТН" созданная накладная будет отображаться в таблице (или "черновик", если не стали отправлять). К "черновику" можно возвращаться в любой момент и менять в нём любые данные.

Статусы отправленной ТТН:

Черновик - накладная в статусе черновика, ещё не была отправлена

Отправлена в УТМ - накладная только создана и отправлена в УТМ; ожидает первичной проверки и отправки в ЕГАИС

Ожидание - накладная прошла проверку в УТМ и отправлена в ЕГАИС, ей присвоен номер TTN, который можно сообщить получателю; соотв-но идёт "ожидание" ответа от получателя

Принята - получатель принял накладную

Отказ - получатель отказался от накладной

Прислан акт расхождений - получатель прислал акт расхождений (разногласий)

Отправлено подтверждение на акт расхождений / Отправлено отказ на акт расхождений - вами был отправлен ответ на акт расхождений

Принято с расхождениями / Отказ на акт расхождений - ваш ответ на акт расхождений был обработан в ЕГАИС (ПРИМЕЧАНИЕ: Отказ от расхождений равнозначен отказу получателя от продукции, т.е. все позиции из ТТН вернутся на остатки)

Ошибка - накладная не отправлена из-за ошибки в УТМ/ЕГАИС (текст ошибки можно найти в "тикетах" внутри накладной)

Любую ТТН можно переотправить (предварительно отредактировав).

При получении акта разногласий посмотреть его можно внутри накладной - акт отобразится в "связанных документах":

Ответ на акт разногласий отправить можно оттуда же.

Актуальные статусы по отправленным ТТН можно получить, нажав на кнопку "Обновить статусы".

Рекомендации по созданию исходящих ТТН

С 01.11.2020 маркируемый (крепкий) алкоголь можно отправлять в накладных только с указанием марок.

Для возвратных ТТН лучше всего цены и Справки Б брать из принятых ТТН (ПРИМЕЧАНИЕ: Справку именно ту, с которой продукция попала на остатки; т.е. в ТТН надо нажать на справку, и нужная отобразится во всплывающем окне).

Если требуется узнать, в какой ТТН была принята продукция (а самой ТТН нет в BARLANE, напр-р принимали очень давно ещё в другой программе), можно воспользовать "Запросом движения по Справке Б".

ВАЖНО: Перед отправкой накладной рекомендуется согласовать с получателем каждую позицию.

Выгрузка ТТН в программу учёта

На данный момент реализована выгрузка входящих ТТН в следующие товаро-учётные ПО:

- SH4 (StoreHouse 4)

- SH5 (StoreHouse 5)

- iiko (Chain, RMS)

- 1С (1С: Управление рестораном, редакция 3)

Перед началом работы с выгрузкой убедитесь, что на ПК с доступом к базе ПО установлен и настроен Модуль Выгрузки BARLANE.

Для ТТН со статусами "Принята" и "Принята с расхождениями" становится активной кнопка "Выгрузить ТТН":

При нажатии на эту кнопку в колонке "Статус выгрузки ТТН" становится "В процессе" (отображается в общей таблице и в нижней панели открытой накладной).

В случае, если выгрузка будет успешной, статус - "ТТН выгружена"; в учётном ПО можно проверять, что накладная записалась.

Если в процессе возникла ошибка - статус "Ошибка выгрузки"; Кнопка "Выгрузить ТТН" вновь становится активной; В нижнем поле накладной показывается подробный тип ошибки.

---

Выгрузка в sh4

Выгрузка работает через sh4ole.dll, поэтому требует наличие доп.лицензии (т.е. если лицензия только на 1 доп.место, то при запуске выгрузки необходимо выключить клиент sh4).

Возможные настройки выгрузки:

- Спецучёт (вкл/выкл)

- Сопоставление (по алккодам/по кодам sh4)

- Возможность выгружать сразу в два склада (вкл/выкл)

При добавлении значений в SH Барлэйн производит сопоставление ФСРАР-id ("Код ЕГАИС") контрагентов, а также алккодов ("Внешний код"/"ID товара") продукции.

Если вышла ошибка об отсутствии записи в SH, достаточно будет один раз её заполнить/создать, после чего выгрузка для неё будет происходить успешно. Ниже будут перечислены примеры.

Возможные ошибки и действия по исправлению:

---

0. Неправильная нумерация в SH

Текст ошибки:

 неизвестная Внутренняя ошибка: выдано исключение: [ExecuteProc failed Code: [-100] OLE message: [Db exception # 57 Неизвестное исключение процедуры сервера 57.. ]]

Проверьте настройки нумерации накладных. В частности - галки "Нумерация внутри года" и "Номер уникален".

Скорее всего установлена галочка "Нумерация внутри года" и "Номер уникален", а это противоречие. Снимите галочку "Номер уникален". (в клиенте SH4 - "Сервис" - "Нумерация" - "Накладные")

ПРИМЕЧАНИЕ: Ошибка может также означать, что зафиксирована попытка выгрузить уже ранее выгруженную накладную.

---

1. Нет свободных доп.мест клиента sh4.

Текст ошибки:

 Внутренняя ошибка при попытке соединения с сервером базы данных: выдано исключение: [DbLogin failed. Code: [-1] OLE message: [Db exception # 129 Неизвестное исключение процедуры сервера 129.. ]]

ПРИМЕЧАНИЕ: Данный текст может означать и проблемы с сервером sh (и прочее), но наиболее вероятно именно отсутствие доп.лицензии.

На время совершения выгрузки необходимо закрыть запущенные приложения sh4.exe (или sh4decl.exe); либо приобрести лицензию на доп.место.

---

2. Не заполнен атрибут "Код ЕГАИС" для склада, на который производится приёмка ТТН.

Текст ошибки:

 Ошибка при сопоставлении получателя: корреспондент не найден в БД StoreHouse: [FSRAR_ID: 030000404296 Наимен.: ООО "ЦТО МО" ИНН/КПП: 5047115542/504701001 ]

ВАЖНО: Если в аналогичной ошибке другое юр.лицо (не своё, а поставщика/производителя/импортёра) - см. ошибку в п.3. Здесь описана ошибка при отсутствии с справочниках именно своего юр.лица.

Находим в списке свой склад (чаще всего "Бар"), открываем свойства:

Если в строке "Код ЕГАИС" пусто, необходимо добавить туда ФСРАР-id своего предприятия.

---

3. Не заполнен атрибут "Код ЕГАИС" для поставщика, который прислал ТТН.

Текст ошибки:

 Ошибка при сопоставлении поставщика: корреспондент не найден в БД StoreHouse: [FSRAR_ID: 030000204548 Наимен.: ИП ЧЕРНОБРОВКИНА МАРИНА ЮРЬЕВНА ИНН/КПП: 772794103065/ ]

ПРИМЕЧАНИЕ: Подобная ошибка в случае, если не заполнен "Код ЕГАИС" в карточке контрагента-производителя (российского) или контрагента-импортёра.

Находим нужное юр.лицо (или ИП) в "Списке корреспондентов" и открываем свойства:

ПРИМЕЧАНИЕ: Если в "Списке корреспондентов" нет в принципе карточки с поставщиком - её необходимо завести и заполнить атрибут "Код ЕГАИС".

Если в строке "Код ЕГАИС" пусто, необходимо добавить туда ФСРАР-id поставщика.

---

4. Не заполнен "Внешний код" в карточке товара.

Текст ошибки:

 Ошибка при сопоставлении продукта: продукт не найден в БД StoreHouse: [Алккод: 0018220000001396931 Наим.: Вино столовое полусладкое красное "БАСТАРДО ФЕОДОСИЙСКОЕ" ТМ "ОРЕАНДА" Емк.: 0.75 Алк%: 12]

"Словари" - "Товары" - "Список товаров"

В свойствах товара, вкладка "Ед.изм", у соответствующей ёмкости должен быть выставлен алккод (ID товара).

---

5. Дубли в карточках корреспондентов.

 Ошибка данных при построении списка корреспондентов: найдены корреспонденты с одинаковым полем "Код ЕГАИС":

Далее указываются конкретные корреспонденты, у которых одинаковый "Код ЕГАИС" в справочниках SH; Это необходимо исправить.

---

6. Дубли в карточках товаров.

 Ошибка данных при построении списка алк-кодов: найдены товары с одинаковым полем "Внешний код":

Далее указываются конкретные товары, у которых одинаковый "Код ЕГАИС" в справочниках SH; Это необходимо исправить. (ПРИМЕЧАНИЕ: дубль также может быть и в одном товаре - для разных единиц измерения).

Это необходимо исправить.

---

7. Ошибка данных при сопоставлении атрибутов заголовка накладной.

 Ошибка данных при сопоставлении атрибутов заголовка накладной:

Означает, что в атрибутах заголовков документов не указаны атрибуты ЕГАИС:

Если отсутствуют атрибуты под номерами 99, 95, 94, 93, 92 - необходимо их добавить.

Аналогично с прочими ошибками атрибутов - при отсутствии "егаисовских" будут выходить подобные ошибки.

Открывать через клиент sh.exe - "Сервис" - "Дополнительные атрибуты".

---

8. Ошибка данных при сопоставлении продукта: отсутствуют сведения об импортере.

 Ошибка данных при сопоставлении продукта: отсутствуют сведения об импортере

Без указания конкретного контрагента означает, что для иностранной продукции в накладной нет информации по импортёру. Она должна подтягиваться автоматически при приёмки накладной, это может не произойти по разным причинам (сбой УТМ, ЕГАИС и пр.).

В таком случае надо просто сделать запрос вручную, подробнее - в пункте #Об импортёрах в ТТН

---

Выгрузка в sh5

При добавлении значений в SH Барлэйн производит сопоставление ФСРАР-id ("Внешний Код") контрагентов, а также алккодов ("Код ЕГАИС"/"ID товара") продукции.

Если вышла ошибка об отсутствии записи в SH, достаточно будет один раз её заполнить/создать, после чего выгрузка для неё будет происходить успешно. Ниже будут перечислены примеры.

Возможные ошибки и действия по исправлению:

---

1. Не заполнен атрибут "Внешний код" для подразделения, на которое производится приёмка ТТН.

Текст ошибки:

Ошибка при сопоставлении получателя: корреспондент не найден в БД StoreHouse: [FSRAR_ID: 030000554272 Наимен.: ООО "Барлайн" ИНН/КПП: 7727421269/772201001 ]

В клиенте sh5 Словари - Контрагенты - Подразделения , найти нужное подразделение и открыть его карточку:

В поле "Внешний код" внести значение СИО (ФСРАР-id).

ПРИМЕЧАНИЕ: Если "внешний код" продублирован для нескольких складов и нет возможности это исправить - можно включить в "торговых объектах" настройку "Включить выгрузку по складу sh5", и указать там название нужного склада.

---

2. Не заполнен атрибут "Внешний код" для поставщика, производителя или импортёра.

Ниже пример текста ошибки с поставщиком:

 Ошибка данных при сопоставлении поставщика: при обработке корреспондента: [FSRAR_ID: 010000006173 Наимен.: ООО "АСТ-интернэшнл инваэронмэнт" ИНН/КПП: 7712037444/772445002 ]

В клиенте sh5 Словари - Контрагенты - Корреспонденты , найти нужного контрагента и открыть его карточку:

В поле "Внешний код" внести значение СИО (ФСРАР-id).

---

3. Не заполнен "Код ЕГАИС" в карточке товара.

Текст ошибки:

 Ошибка данных при сопоставлении продукта: продукт: [Алккод: 0177481000001982811 Наим.: Коньяк "Коньяк Тессерон Лот №90 ХО Овасьон" (п/у) Емк.: 0,7 Алк%: 40]

В клиенте sh5 Словари - Товары - Товары , найти нужный товар и открыть его карточку:

В "основных параметрах" проверить, что стоит галка "алкогольная продукция".

Затем перейти во вкладку "Единицы измерения" :

Убедиться, что заведена корректная единица измерения (с правильным коэффициентом); для этой единицы задать "Код ЕГАИС" (правой кнопкой - "добавить строку"); внести значение алккода.

---

Выгрузка в iiko

Выгрузка настраивается или в iiko Chain, или в iiko RMS.

ВАЖНО: Для работы выгрузки нужна лицензия серверного API - iikoAPIServer.

После установки Модуля Выгрузки необходимо сопоставить данные iiko и BARLANE:

1 - Указать код склада iiko

В iiko в настройках "Склада" найти код:

В BARLANE открыть свойства "Торгового объекта", найти пункт Включить справочники iiko или 1С и выставить там галку.

Заполнить поле "Код склада iiko или 1С" (в примерах выше это 555)

Заполнить оба поля "Название нового справочника" (название можно написать любое)

Нажать "Записать" - изменения сохранятся.

ВАЖНО: Если на нескольких объектах используется один и тот же справочник, то для каждого создавать новый не надо - достаточно выбрать уже существующий в полях "Справочник товаров".

---

2 - Заполнить справочник контрагентов

В iiko в настройках контрагента (поставщика) найти код:

В BARLANE перейти в раздел "Накладные", там нажать на кнопку "Справочник кодов IIKO или 1С":

Там перейти во вкладку "Поставщики", откроется таблица с уже добавленными контрагентами:

Нажать на "Добавить":

В поле "Код IIKO или 1С" внести код, взятый из справочников iiko выше;

В поле "Поставщик" выбрать нужного поставщика (быстрее всего поиск вести вводом ФСРАР-id)

Нажать "Добавить" - контрагент будет внесён в таблицу.

---

3 - Заполнить справочник товаров

В iiko в карточке товара найти артикул:

В той же карточке перейти во вкладку "Единицы измерения", и убедиться, что заведена единица, чья "Фасовка" соответствует единице в ЕГАИС. Если нет - создать (с указанием правильных коэффициентов).

"Фасовка" должна быть именно идентичной единице измерения ЕГАИС, поэтому рекомендуется копировать её прямо из накладной/остатков, из поля "Ёмкость".

ПРИМЕЧАНИЕ: Если в выгруженной накладной коэффициент применяется некорректно, выставьте галку "обратный пересчет" в настройках "фасовки".

ВАЖНО для разливного (нефасованного) пива - указывать всегда дал (в таблицах BARLANE для такой продукции отображается в поле "ёмкость" либо "дал", либо "(не задано)").

В BARLANE перейти в раздел "Накладные", там нажать на кнопку "Справочник кодов IIKO или 1С":

Откроется вкладка "Товары", с таблицей уже добавленной номенклатуры:

Нажать на "Добавить":

В поле "Код IIKO или 1С" внести артикул, взятый из справочников iiko выше;

В поле "Наименование товара" выбрать нужную продукцию (быстрее всего поиск вести вводом id товара)

Нажать "Добавить" - товар будет внесён в таблицу.

После заполнения справочников можно приступать к выгрузке.

---

Возможные ошибки

ВАЖНО: Убедитесь, что корректно заполнили справочники согласно инструкции выше; что используете нужный справочник (т.к. можно заводить много разных, выбираются они в настройках "Торгового объекта).

1. Не найден поставщик

 Ошибка данных при сопоставлении поставщика: корреспондент не найден в БД StoreHouse: [FSRAR_ID: 020000161553 Наимен.: ООО "КВК" ИНН/КПП: 7805394047/780501001 ]

Исправляется внесением поставщика в Справочник кодов IIKO или 1С поставщиков.

---

2. Не найден получатель (склад)

 Ошибка данных при сопоставлении получателя: корреспондент не найден в БД StoreHouse: [FSRAR_ID: 030000204548 Наимен.: ИП ЧЕРНОБРОВКИНА МАРИНА ЮРЬЕВНА ИНН/КПП: 772794103065/ ]

Исправляется указанием корректного "Кода склада iiko или 1С" в настройках "Торгового объекта".

---

3. Не найден товар

 Неизвестная ошибка данных: для продукта [Алккод: 0018220000001396931 Наим.: Вино столовое полусладкое красное "БАСТАРДО ФЕОДОСИЙСКОЕ" ТМ "ОРЕАНДА" Емк.: 0,75 Алк%: 12] не задан код

Исправляется внесением позиции в Справочник кодов IIKO или 1С товаров.

---

4. Не найдена единица измерения

 Неизвестная ошибка данных: для продукта [Алккод: 0018220000001396931 Наим.: Вино столовое полусладкое красное "БАСТАРДО ФЕОДОСИЙСКОЕ" ТМ "ОРЕАНДА" Емк.: 0,75 Алк%: 12]
 не найдено единицы измерения

Исправляется указанием "Фасовки" в карточке товара iiko.

"Фасовка" должна быть именно идентичной единице измерения ЕГАИС, поэтому рекомендуется копировать её прямо из накладной/остатков, из поля "Ёмкость".

ВАЖНО для разливного (нефасованного) пива - указывать всегда дал (в таблицах BARLANE для такой продукции отображается в поле "ёмкость" либо "дал", либо "(не задано)").

---

5. Закрытый период

 Внутренняя ошибка при обращении к серверу базы данных: импорт накладной завершился с ошибкой: resto.RestoException: Entity IncomingInvoice[a0319fd2-c62b-743b-0172-a760f0fd0294]@642558165 (INCOMING_INVOICE 2221 NEW, incoming 2019-04-17 09:00:00, created 2020-06-12 11:41:49, R, sessionId null) is not in current period: [2019-06-18 00:00:00.000, ...)

Если в тексте ошибки есть "is not in current period", значит дата выгружаемой накладной относится к уже закрытому периоду; необходимо открыть период и повторить попытку выгрузки.

---

6. Неправильные коэффициенты (единицы)

В выгруженной накладной неправильно посчитаны единицы.

Необходимо проверить в карточке товаров "Фасовки", что выставлены корректные коэффициенты.

А также может помочь галка "обратный пересчет" в настройках "фасовки".

При возникновении прочих ошибок - обращайтесь в тех.поддержку.

---

Выгрузка в 1С

Поддерживаются конфигурации:

- 1С: Управление рестораном, редакция 3

- 1С: Общепит КОРП

После установки Модуля Выгрузки необходимо сопоставить данные 1C и BARLANE:

1 - Указать код склада 1C

В 1C в настройках "Склада" (Справочники -> Структура компании -> Склады (места хранения) компании)) найти код:

В BARLANE открыть свойства "Торгового объекта", найти пункт Включить справочники iiko или 1С и выставить там галку.

Заполнить поле "Код склада iiko или 1С"

Заполнить оба поля "Название нового справочника" (название можно написать любое)

Нажать "Записать" - изменения сохранятся.

ВАЖНО: Если на нескольких объектах используется один и тот же справочник, то для каждого создавать новый не надо - достаточно выбрать уже существующий в полях "Справочник товаров".

---

2 - Заполнить справочник контрагентов

В 1C в настройках контрагента (поставщика) (Справочники —> Идентификационные —> Контрагенты) найти код:

В BARLANE перейти в раздел "Накладные", там нажать на кнопку "Справочник кодов IIKO или 1С":

Там перейти во вкладку "Поставщики", откроется таблица с уже добавленными контрагентами:

Нажать на "Добавить":

В поле "Код IIKO или 1С" внести код, взятый из справочников 1C выше;

В поле "Поставщик" выбрать нужного поставщика (быстрее всего поиск вести вводом ФСРАР-id)

Нажать "Добавить" - контрагент будет внесён в таблицу.

---

3 - Заполнить справочник товаров

В 1C в карточке товара (Справочники —> Номенклатурные —> Номенклатура) найти код:

В той же карточке перейти во вкладку "Единицы измерения", и убедиться, что заведена единица, чей "Коэффициент" соответствует единице в ЕГАИС. Если нет - создать (с указанием правильных коэффициентов).

ВАЖНО для разливного (нефасованного) пива - указывать всегда название единицы измерения дал (в таблицах BARLANE для такой продукции отображается в поле "ёмкость" либо "дал", либо "(не задано)"), а коэффициент - 10.

ПРИМЕЧАНИЕ: у номенклатуры обязательно должен быть заполнен реквизит «Вид алкогольной продукции» во вкладке "Основные".

В BARLANE перейти в раздел "Накладные", там нажать на кнопку "Справочник кодов IIKO или 1С":

Откроется вкладка "Товары", с таблицей уже добавленной номенклатуры:

Нажать на "Добавить":

В поле "Код IIKO или 1С" внести код, взятый из справочников 1С выше;

В поле "Наименование товара" выбрать нужную продукцию (быстрее всего поиск вести вводом id товара)

Нажать "Добавить" - товар будет внесён в таблицу.

После заполнения справочников можно приступать к выгрузке.

---

Возможные ошибки

ВАЖНО: Убедитесь, что корректно заполнили справочники согласно инструкции выше; что используете нужный справочник (т.к. можно заводить много разных, выбираются они в настройках "Торгового объекта).

1. Не найден поставщик

 Ошибка данных при сопоставлении поставщика: корреспондент не найден в БД StoreHouse: [FSRAR_ID: 020000161553 Наимен.: ООО "КВК" ИНН/КПП: 7805394047/780501001 ]

Исправляется внесением поставщика в Справочник кодов IIKO или 1С поставщиков.

---

2. Не найден получатель (склад)

 Ошибка данных при сопоставлении получателя: корреспондент не найден в БД StoreHouse: [FSRAR_ID: 030000204548 Наимен.: ИП ЧЕРНОБРОВКИНА МАРИНА ЮРЬЕВНА ИНН/КПП: 772794103065/ ]

Исправляется указанием корректного "Кода склада iiko или 1С" в настройках "Торгового объекта".

---

3. Не найден товар

 Неизвестная ошибка данных: для продукта [Алккод: 0018220000001396931 Наим.: Вино столовое полусладкое красное "БАСТАРДО ФЕОДОСИЙСКОЕ" ТМ "ОРЕАНДА" Емк.: 0,75 Алк%: 12] не задан код

Исправляется внесением позиции в Справочник кодов IIKO или 1С товаров.

---

4. Не найдена единица измерения

 Неизвестная ошибка данных: для продукта [Алккод: 0018220000001396931 Наим.: Вино столовое полусладкое красное "БАСТАРДО ФЕОДОСИЙСКОЕ" ТМ "ОРЕАНДА" Емк.: 0,75 Алк%: 12]
 не найдено единицы измерения

Исправляется указанием "Коэффициента" единицы измерения в карточке товара 1С.

"Коэффициент" должен быть именно идентичным единице измерения ЕГАИС, поэтому рекомендуется копировать её прямо из накладной/остатков, из поля "Ёмкость".

ВАЖНО для разливного (нефасованного) пива - указывать всегда название единицы измерения дал (в таблицах BARLANE для такой продукции отображается в поле "ёмкость" либо "дал", либо "(не задано)"), а коэффициент - 10.

При возникновении прочих ошибок - обращайтесь в тех.поддержку.

---

Запросы и акты

В разделе есть возможность отправить акты и запросы ЕГАИС (кроме ТТН и актов списания, у них свои разделы "Накладные" и "Акты списания").

Акт передачи в торговый зал

Акт передачи в торговый зал - документ, который переносит продукцию с Регистра 1 ("Склад") на Регистр 2 ("Торговый зал").

При выборе вкладки "Акты ЕГАИС" и позиции "Перемещение в торговый зал" откроется список отправленных документов:

Зелёные галки означают, что акт был проведён успешно и продукция перенесена в "торговый зал"; крестики - сигнализируют об ошибке. Наиболее частая причина ошибок - перемещение продукции, которой нет на остатках Р1. Чтобы её избежать обязательно убедитесь, что остатки актуальные.

Пустые поля означают, что тикеты (ответы) ещё не пришли из ЕГАИС.

При нажатии на строку ниже отобразятся позиции Акта и Ответы ЕГАИС:

Для нового переноса необходимо нажать на кнопку "Создать акт", появится окно с остатками Р1 :

Кнопкой "Переместить" (и соответственно "Переместить всё") можно заполнить Акт:

При нажатии на кнопку "Отправить акт" документ с позициями из нижнего списка будет отправлен в ЕГАИС; он появится в списке актов, тикеты (зелёные галки или крестики) по нему будут отображены там же.

В случае, если список очень большой, можно воспользоваться поиском. Достаточно написать необходимое значение в строке (название, алккод или справку Б):

Нажимаете Enter, фильтр сработает (найденную позицию можно сразу переместить) :

Для сброса фильтра достаточно очистить поле и нажать Enter.

---

Акт возврата на склад

Акт возврата на склад - документ, который переносит продукцию с Регистра 2 ("Торговый зал") на Регистр 1 ("Склад").

При выборе вкладки "Акты ЕГАИС" и позиции "Возврат из торгового зала на склад" откроется список отправленных документов.

Зелёные галки означают, что акт был проведён успешно и продукция возвращена на "склад"; крестики - сигнализируют об ошибке. Наиболее частая причина ошибок - перемещение продукции, которой нет на остатках Р2. Чтобы её избежать обязательно убедитесь, что остатки актуальные.

Пустые поля означают, что тикеты (ответы) ещё не пришли из ЕГАИС.

При нажатии на строку ниже отобразятся позиции Акта и Ответы ЕГАИС.

Чтобы сделать новый возврат на склад, необходимо нажать на кнопку "Создать акт":

Можно заполнять акт построчно: при вводе символов в поля "Код" (удобнее вводить сразу известный алккод) или "Наименование" будет отображаться список из остатков, соответствующий тому что пишется:

После выбора из этого ниспадающего списка конкретной позиции все данные в строке (кроме "Справки Б") заполнятся автоматически:

Чтобы добавить следующую строку, надо нажать соответствующую кнопку.

Если же необходимо вернуть на Р1 все остатки (или большую часть), удобнее использовать кнопку "Добавить все остатки Р2", по нажатию список заполнится сам:

Если "Справка Б" известна, можно заполнить поля вручную.

Если же нет, то можно воспользоваться "подсказкой" BARLANE - нажать на символ плюс "+" , откроется всплывающее окно с двумя списками:

Ответы на запрос движения между регистрами; Справки Б отображаются только по соответствующему алккоду, можно выделить нужную и нажать "Добавить Справку Б", поле заполнится.

Список принятых ТТН, в которых был данный продукт; соответственно есть возможность взять "Справку Б" оттуда (выделить нужную строку и нажать на кнопку "Добавить Справку Б", она проставится в поле).

Аналогично со списком актов переноса в торговый зал, тоже отображаются с данным продуктом и можно забрать информацию оттуда.

Если вдруг в выбранной "Справке Б" количество будет меньше, чем проставленное в строке - под ней автоматически создастся дубль с количеством, которое осталось.

Например, для примера выше в списке первая "Справка Б" с количеством = 2, а у нас в строке количество = 6; если выберем эту Справку Б, получим следующее:

Кнопка "Отправить акт" станет активной, когда будут заполнены все поля. По её нажатию акт будет отправлен в ЕГАИС.

ПРИМЕЧАНИЕ: Перед отправкой акта проверьте указанное кол-во продукции - по умолчанию проставляется всё доступное на остатках.

---

Акт постановки на баланс «Торговый зал» (Р2)

Акт постановки на баланс «Торговый зал» (Р2) - документ, который позволяет поставить алкогольную продукцию на баланс (в "торговый зал", Р2).

ВАЖНО: С 15.01.2021 разрешены акты постановки на баланс (Р2) только с причиной "Пересортица".

При выборе вкладки "Акты ЕГАИС" и позиции "Акт постановки на баланс «Торговый зал» (Р2)" откроется список отправленных документов.

Зелёные галки означают, что акт был проведён успешно и продукция появилась в "торговом зале"; крестики - сигнализируют об ошибке.

Пустые поля означают, что тикеты (ответы) ещё не пришли из ЕГАИС. (Если ответ не приходит дольше 2 часов - обратитесь в поддержку).

При нажатии на строку ниже отобразятся позиции Акта и Ответы ЕГАИС.

Чтобы сделать новый возврат на склад, необходимо нажать на кнопку "Создать акт":

Можно заполнять акт построчно: при вводе символов в поля "Код" (удобнее вводить сразу известный алккод) или "Наименование" будет отображаться список из остатков, соответствующий тому что пишется:

Чтобы не ошибиться, рекомендуется указывать именно алккод:

После выбора из этого ниспадающего списка конкретной позиции все данные в строке заполнятся автоматически, останется лишь указать количество:

Чтобы добавить следующую строку, надо нажать соответствующую кнопку.

Кнопка "Отправить акт" станет активной, когда будут заполнены все поля. По её нажатию акт будет отправлен в ЕГАИС.

В верхней части можно менять причину: "Излишки", "Продукция, полученная до 01.01.2016", "Пересортица" (при указании этой причины появится доп. поле "Номер акта списания"); а также указывать примечание.

---

Акт фиксации штрихкодов

Акт фиксации штрихкодов - или "акт привязки ШК", документ, который позволяет привязать марку к конкретной позиции ("Справке Б") на остатках.

Используется в двух случаях:

1 - Для превращения партионной продукции в помарочную (необходимо напр-р для отправки старых марок в накладных с 01.11.2020)

2 - Для устранения пересорта помарочной продукции:

Если вдруг фактически в наличии оказалась одна марка, а в ЕГАИС - другая (такое случается, если не проводили сверку и ошибся поставщик). В таком случае сначала привязывается фактическая марка, затем отвязывается (соответствующим актом) - "лишняя" с ЕГАИС.

При выборе вкладки "Акты ЕГАИС" и позиции "Привязать марку" откроется список отправленных документов.

Зелёные галки означают, что акт был проведён успешно и марка привязалась; крестики - сигнализируют об ошибке.

Пустые поля означают, что тикеты (ответы) ещё не пришли из ЕГАИС. (Если ответ не приходит дольше 2 часов - обратитесь в поддержку).

При нажатии на строку ниже отобразятся позиции Акта и Ответы ЕГАИС.

Чтобы привязать марку, необходимо нажать на кнопку "Создать акт".

Откроется список "Остатков Р1-Р3", из него необходимо выбрать нужную позицию и нажать "Добавить", она перенесётся в нижнюю таблицу:

Для добавления нужной марки нажать на зелёную кнопку "Добавлено:0..." и внести её:

Закрыть это окно, нажать "Отправить акт" , дождаться успешных тикетов.

---

Акт отмены фиксации штрихкодов

Акт отмены фиксации штрихкодов - или "акт отвязки ШК", документ, который позволяет отвязать марку от конкретной позиции ("Справке Б") на остатках.

Используется для устранения пересорта помарочной продукции:

Если вдруг фактически в наличии оказалась одна марка, а в ЕГАИС - другая (такое случается, если не проводили сверку и ошибся поставщик). В таком случае сначала привязывается фактическая марка (соответствующим актом), затем отвязывается - "лишняя" с ЕГАИС.

При выборе вкладки "Акты ЕГАИС" и позиции "Отвязать марку" откроется список отправленных документов.

Зелёные галки означают, что акт был проведён успешно и марка отвязалась; крестики - сигнализируют об ошибке.

Пустые поля означают, что тикеты (ответы) ещё не пришли из ЕГАИС. (Если ответ не приходит дольше 2 часов - обратитесь в поддержку).

При нажатии на строку ниже отобразятся позиции Акта и Ответы ЕГАИС.

Чтобы отвязать марку, необходимо нажать на кнопку "Создать акт".

Откроется список "Остатков Р1-Р3", из него необходимо выбрать нужную позицию и нажать "Добавить", она перенесётся в нижнюю таблицу:

Для отвязки нужной марки нажать на зелёную кнопку "Добавлено:0..." и выбрать её:

Закрыть это окно, нажать "Отправить акт" , дождаться успешных тикетов.

---

Запрос алкогольной продукции

Запрос алкогольной продукции - запрос выдаёт по алккоду (ID товара) информацию, которая за ним закреплена (название, ёмкость, производитель, импортёр и т.д); а также записывает в базу BARLANE данные о продукции, если её не было в системе. Можно запросить сразу несколько позиций (каждую отдельной строкой), до 20 алккодов.

---

Запрос движения по справке Б

Запрос движения по справке Б - запрос выдаёт по Справке Б (РФУ-2) информацию по движениям - в каком ТТН была принята, в каким актах продукция была списана. Можно запросить сразу несколько позиций (каждую отдельной строкой), до 20 справок Б.

---

Запрос движения между регистрами

Запрос движения между регистрами - запрос, который позволяет узнать, какие документы ЕГАИС проходили по конкретному алккоду в определённый месяц. Бывает очень полезен для того, чтобы узнать Справки Б перед тем, как осуществить возврат на склад (перенос с Р2 на Р1).

BARLANE позволяет отправить сразу много запросов (по нескольким алккодам/по нескольким месяцам).

При выборе вкладки "Запросы ЕГАИС" и позиции "Движение между регистрами" откроется список отправленных запросов:

Зелёная галка - информация о справке пришла; Красный крест - ошибка; Пустое поле - ответ от ЕГАИС ещё не пришёл.

При нажатии на строку ниже можно посмотреть данные ответа на запрос:

Чтобы сформировать запрос, надо нажать на кнопку "Отправить запрос", откроется окно формирования:

Можно заполнять акт построчно: при вводе символов в поля "Код" (удобнее вводить сразу известный алккод) или "Наименование" будет отображаться список из остатков, соответствующий тому что пишется.

После выбора из этого ниспадающего списка конкретной позиции все данные в строке (кроме "Справки Б") заполнятся автоматически.

Чтобы добавить следующую строку, надо нажать соответствующую кнопку.

Если же необходимо сделать запрос движения по всем остаткам Р2 (или большей части), удобнее использовать кнопку "Добавить все остатки Р2", по нажатию список заполнится сам.

Также необходимо указать с помощью календаря диапазон месяцев.

В примере на скриншоте выше заполнены две строки и указано два месяца, соответственно, будет сформировано 4 запроса. Если в запросе только 1 строка и 1 месяц (напр, 10-2019 - 10-2019), то запрос сформируется один.

ВАЖНО! По каждому месяцу будет отправлен отдельный запрос; если запросов будет много, то получение ответов от ЕГАИС займёт некоторое время. Максимальный диапазон для одного мультизапроса - год. Кнопка "Отправить запрос" активна только когда все поля заполнены (в т.ч. нет пустых строк).

Имейте в виду, что при отправке большой пачки запросов (>100), УТМ будет обрабатывать их в порядке очереди, т.е. получение ответов займёт время. (а также все прочие акты/запросы в Барлэйне встанут в "очередь", пока данная "пачка" не будет обработана).

---

Запрос Справки А

Запрос Справки А - запрос, который позволяет получить подробную информацию по "Справке А" (РФУ-1).

При выборе вкладки "Запросы ЕГАИС" и позиции "Запрос Справки А" откроется список отправленных запросов:

Чтобы отправить запрос, необходимо в поле вписать номер Справки А (вида FA-***************) и нажать на кнопку "Запросить".

Зелёная галка - информация о справке пришла; Красный крест - ошибка; Пустое поле - ответ от ЕГАИС ещё не пришёл.

Пример ошибочного запроса:

Пример успешного запроса (информация открывается внизу по нажатию на строку в таблице):

Подробную информацию об Импортёре либо Производителе можно получить, нажав на название.

ВАЖНО: Помните, что в редких случаях в ответе ЕГАИС на запрос по Справке А в графе "Импортёр" может оказаться один из поставщиков, который по каким-либо причинам поставил продукцию на баланс. Поэтому по возможности сверяйте информацию с бумажными источниками (либо уточняйте информацию у поставщика).

Из успешной Справки А информация об импортёре (и ГТД, если есть) автоматически запишется во все ТТН раздела "Накладные", где есть эта справка.

---

Запрос Контрагента по id

Запрос Контрагента по id - запрос, который позволяет получить подробную информацию по ФСРАР-id о контрагенте ЕГАИС.

При выборе вкладки "Запросы ЕГАИС" и позиции "Запрос Контрагента по id" откроется список отправленных запросов:

Чтобы отправить запрос, необходимо в поле вписать ФСРАР-id (12 цифр) и нажать на кнопку "Запросить".

Зелёная галка - информация о справке пришла; Красный крест - ошибка; Пустое поле - ответ от ЕГАИС ещё не пришёл (либо пришёл пустой).

Пример успешного запроса (информация открывается внизу по нажатию на строку в таблице):

ПРИМЕЧАНИЕ: у ИП может быть несколько адресов.

---

Запрос Контрагента по ИНН

Запрос Контрагента по ИНН - запрос, который позволяет получить подробную информацию по ИНН о контрагенте ЕГАИС.

При выборе вкладки "Запросы ЕГАИС" и позиции "Запрос Контрагента по ИНН" откроется список отправленных запросов:

Чтобы отправить запрос, необходимо в поле вписать ИНН и нажать на кнопку "Запросить".

Зелёная галка - информация о справке пришла; Красный крест - ошибка; Пустое поле - ответ от ЕГАИС ещё не пришёл (либо пришёл пустой).

Пример успешного запроса (информация открывается внизу по нажатию на строку в таблице):

ПРИМЕЧАНИЕ: Если у юр.лица несколько обособленных подразделений (КПП) зарегистрированы в ЕГАИС, то все они будут отображены.

Повторный запрос ТТН

Повторный запрос ТТН - запрос, с помощью которого можно заново получить из ЕГАИС накладную (которой по разным причинам нет во входящих документах УТМ).

При выборе вкладки "Запросы ЕГАИС" и позиции "Повторный запрос ТТН" откроется список отправленных запросов.

Чтобы отправить запрос, необходимо в поле "TTN" вписать егаисовский номер накладной и нажать на кнопку "Запросить".

ВАЖНО: Вводить ПОЛНЫЙ номер с текстом "TTN-", напр-р TTN-0007793201.

Зелёная галка - запрос принят; Красный крест - ошибка; Пустое поле - ответ от ЕГАИС ещё не пришёл (либо пришёл пустой).

После получения "зелёной галки" перейдите в раздел Накладные и нажмите "Запросить ТТН", чтобы ваша накладная появилась в системе (имейте в виду, что после получения "зелёной галки" накладная приходит не мгновенно, иногда ожидание может растянуться до 5 минут и более).

ВАЖНО: По данному запросу в ЕГАИС есть временное ограничение - можно отправлять не чаще чем РАЗ В 10 МИНУТ!!!

Без временного ограничения перезапрашивать ТТН можно в личном кабинете service.egais.ru.

Запрос неподтверждённых накладных

Запрос неподтверждённых накладных - запрос, с помощью которого можно получить список неподтверждённых ТТН.

При выборе вкладки "Запросы ЕГАИС" и позиции "Запрос неподтверждённых накладных" откроется список отправленных запросов.

Чтобы отправить запрос, необходимо заполнить поле "Ваш ФСРАР-ID (СИО)" (найти его можно напр-р в свойствах "торгового объекта") и нажать на кнопку "Запросить".

ВАЖНО: Запрос можно отправлять не чаще чем раз в 12 часов.

Зелёная галка - пришёл ответ на запрос; Красный крест - ошибка; Пустое поле - ответ от ЕГАИС ещё не пришёл (либо пришёл пустой).

Чтобы увидеть содержимое ответа, необходимо нажать на строку с запросом, ниже появится таблица с данными накладных.

Инвентаризация

ВАЖНО - эта инвентаризация - для маркируемого ("крепкого") алкоголя.

Инвентаризация в BARLANE - сличение фактических остатков крепкого алкоголя с данными ЕГАИС. По итогам инвентаризации можно выявить излишки и недостачу.

После подготовки, процесс инвентаризации проводится в два этапа: сначала необходимо отсканировать все закрытые бутылки в Модуле Бармена; Затем обработать результаты в Модуле Бухгалтера.

Подробнее - в статье Инвентаризация в BARLANE

Инвентаризация (пиво и пр.)

ВАЖНО - эта инвентаризация - для немаркируемого ("пиво и пр.") алкоголя.

В ней тоже происходит сличение фактических остатков алкоголя с данными ЕГАИС. По итогам инвентаризации можно выявить излишки и недостачу.

После подготовки, процесс инвентаризации проводится в два этапа: сначала необходимо указать все закрытые бутылки/банки/кеги в Мобильном Бармене; Затем обработать результаты в Модуле Бухгалтера (на сайте).

Подробнее - в статье Инвентаризация в BARLANE (пиво и пр.)

Журнал учёта

ВАЖНО: Требование о ведении журнала - отменено. Подробнее:

Приказ ФСРАР от 19 июня 2015 г. № 164 (и соответственно требование вести журнал) отменён изменениями, внесенными в Постановление Правительства РФ от 19.06.2006 № 380 «Об учете объема производства, оборота и (или) использования этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, а также учете использования производственных мощностей, объема собранного винограда и винограда, использованного для производства винодельческой продукции».

Раздел позволяет формировать «Журнал учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции» на основании всех актов «Реализация», отправленных через BARLANE.

Для формирования журнала необходимо выставить фильтр по датам:

Журнал можно выгрузить в формате .xlsx (Excel) нажатием на кнопку «Выгрузка в Excel»:

Немаркируемый алкоголь

Данный раздел является аналогом раздела "Отсканированные товары" для некрепкого алкоголя (пиво, сидр, пуаре, медовуха и пр.).

Т.к. у пива нет акцизным марок, распознавание позицией происходит через EAN-13 (одномерные тринадцатизначные коды):

Привязка к коду делается через "Справочник продукции", о нём подробнее - ниже.

В разделе отображаются позиции немаркируемого алкоголя, отправленные из Модуля Бармена.

Вкладка "Сопоставленные" - позиции, по которым есть остатки и которые соответственно можно списать.

Списать либо вручную в "Мастере Списания", либо выставив в настройках "Торгового объекта" опцию "Автосписание Пива и пр."

После списания таблица "Сопоставленных" очищается (даже если акт был неуспешный - т.к. его можно будет переотправить из раздела "Акты списания"); Позиции из вкладки "Без сопоставления" проверяются заново только после нового запроса остатков Р2.

Справочник пива и пр.

При нажатии на кнопку Справочник продукции открывается таблица:

В таблице отображаются позиции немаркируемого алкоголя и EAN-коды, к ним привязанные.

Добавление простое:

- Указать EAN-13 код (можете считать с бутылки; можете переписать вручную, он как правило написан под штрих-кодом);

ПРИМЕЧАНИЕ: Допускаются коды размерами 13, 12, 8.

- Выбрать позицию из справочника (рекомендуем вводить алккод для более точного результата).

- Нажать на кнопку "Добавить".

Учётные записи

Внешний вид раздела:

Данный раздел предназначен для добавления и редактирования учётных записей.

Фильтр – возможность фильтровать отображаемую в таблице информацию.

Кнопка «Добавить»:

GUID – оставить пустым

Логин – логин для авторизации на сайте (рекомендуется устанавливать email)

Фамилия Имя – ФИО

e-mail – почта

Телефон – можно оставить пустым

Корпорация – выбрать юр.лицо (можно указать несколько, если "Администратору" доступно больше одного юр.лица; переключение между ними - в верхнем правом углу)

Роль – выбрать роль (Администратор, Бармен, Бухгалтер)

Пароль – рекомендуется выставить надёжный (длинный)

Получать оповещение об ошибке акта списания - при активации на email будут приходить уведомления об ошибочных актах списания.

Получать оповещение об ошибке гашения ВСД - при активации на email будут приходить уведомления об ошибочных ВСД (актуально для роли Администратор (Меркурий), для работы в BARLane "Меркурий").

Нажать «Добавить».

Различия между ролями:

• Администратор: доступны все разделы в Модуле Бухгалтера и возможность удалять марки

• Бухгалтер: недоступны разделы «Учетные записи», «Торговые объекты», «Кассы», Транспортные модули», нет возможности удалять марки; остальные функции Модуля Бухгалтера – доступны

• Бармен: в Модуле Бухгалтера права аналогичны бухгалтерским; доступен Модуль Бармена.

Любую учётную запись можно отредактировать (нажать на логин) или удалить.

ВАЖНО: Чтобы учётная запись ("Бухгалтер" и "Бармен") была рабочей, необходимо привязать её к «Торговому объекту», об этом подробнее в следующей главе; Учётную запись "Администратор" привязывать не надо, ему доступны все объекты по умолчанию.

Торговые объекты

В данном разделе отображены все торговые объекты «корпорации» (юр.лица):

Если у «корпорации» несколько объектов, переключаться между ними можно с помощью списка в верхнем правом углу:

При нажатии на «Название» можно зайти в настройки объекта:

Реквизиты объекта: Название, ИНН, оба КПП (могут совпадать), ФСРАР-id (СИО).

Данные для алкогольной декларации: Код страные (643), Код региона (как правило первые 2 цифры ИНН; исключение может быть для Мск), адреса, Контактный телефон, Лицензия (для крепкого алкоголя), данные руководителя и главбуха.

Запретить приёмку алкоголя крепче 16.5% - для объектов с лицензией на продажу маркируемой продукции с крепостью не больше 16.5. При включении невозможно подтвердить ТТН с продукцией крепче 16.5%.

Настройки автоматики - автосписаний и автозапросов остатков.

Включить справочники iiko - настройки выгрузки в ПО iiko.

Адрес - адрес объекта, используется при формировании «Журнала учёта».

"Учётные записи" - здесь указаны все пользователи, привязанные к данному объекту. (Кроме "Администраторов", их привязывать необязательно).

Привязка учётной записи к торговому объекту

Для добавления – найти необходимую учётку в ниспадающем списке:

и нажать «Добавить», затем кнопку «Записать» в самом низу. (Кроме "Администраторов", их привязывать необязательно).

Настройки автоматики торгового объекта

При включении настроек можно указать время их работы. Настройки выше означают, что BARLANE будет автоматически запрашивать остатки Р1-Р3 в 20:00; остатки Р2 в 20:05; и затем автоматически спишет все сопоставленные марки в 21:00 (а всё пиво из "немаркируемого" - в 21:05); при этом каждые 3 часа будут запрашиваться накладные ("автозапрос ТТН").

ВАЖНО: Следите, чтобы время запроса остатков было раньше, чем время списания; т.к. списывать продукцию необходимо по актуальным остаткам.

Любые изменения в настройках «Торгового объекта» подтверждаются кнопкой «Записать».

О разделах «Кассы» и «Транспортные модули»

Данные разделы предназначены для настройки связи между Модулями Бухгалтера, Бармена, Синхронизации.

ПРИМЕЧАНИЕ: Для возможности автоматического списания у «Торгового объекта» должна быть хотя бы одна «Виртуальная касса» - при добавлении необходимо написать название, выбрать объект и указать галку «Виртуальная».

При подключении BARLANE такая касса как правило уже бывает создана.

ВАЖНО: Любые изменения рекомендуется вносить только при предварительной консультацией с технической поддержкой, иначе может быть нарушена работоспособность системы.

Поле «Задать вопрос»

Поле вызывается нажатием на кнопку "Задать вопрос" в верхнем правом углу.

Данная кнопка вызывает поле «обратной связи», с помощью которого можно отправить сообщение технической поддержке BARLANE.

Также с поддержкой можно связаться по телефону или почтой:

 support@barlane.ru
 +7(800)707-28-17
 +7(495)788-77-96

Или через чат в нижнем правом углу.