ЭДО BARLANE

ЭДО BARLANE

ЭДО BARLANE - программа для работы с электронным документооборотом.

Адрес - https://edo.barlane.ru/

Подключение к сервису производится администраторами системы.

Главная

После ввода логина и пароля открывается раздел "Входящие", о нём подробнее ниже. Здесь - об общих элементах системы.

1 - Юр.лицо (можно переключаться, если доступно несколько)

2 - Торговый объект (можно переключаться, если доступно несколько)

3 - Переключение на прочие сервисы BARLANE (ЕГАИС, "Меркурий", Журналы)

Управление учётными записями доступно в соответствующем разделе бокового меню ("Настройки" - "Учётные записи").

Входящие документы

В данном разделе отображаются все входящие документы:

Общую таблицу таблицу можно настраивать, нажав на значок шестерёнки в правом верхнем углу.

В "Наличии марок" при выставленном параметре "Маркированная" - будут отображаться только УПД с продукцией прошедшей через "честный знак".

При добавлении колонки "pdf" - сформированный файл можно скачивать прямо из общей таблицы.

Выделенные цветом строки - УПД с информацией из "Честного Знака".

Дата "бумажная"- дата бумажного документа (т.е. фактическая дата отгрузки).

Дата "электронная" - дата создания электронного документа.

Кнопка "Запросить документы" - подгружаются новые (за последние 7 дней), а также обновляются статусы.

Кнопка "Запросить документы по датам" - подгружаются документы за указанный период (а также обновляются их статусы).

Кнопка "Запросить из почты" - подгружаются документы, присланные поставщиком на почту inbox@barlane.ru (ВАЖНО - для работы данной функции должна быть включена опция "Загружать "входящие" по адресу"; загружаются файлы формата .txt).

Доступен фильтр по таблице:

Для просмотра УПД и действий по ней - нажать на её номер. Откроется сам документ:

В верхней части - кнопки ответа по документу

Далее - основная информация по документу и возможность выставления параметров для выгрузки в товаро-учётную систему.

В самом низу - перечень продукции.

Есть возможность "распечатать" УПД (скачать pdf-файл). При первом открытии УПД он будет формироваться - процесс занимает от 5 секунд до минуты; в течение этого времени надо обновить страницу - и кнопка станет активной.

Контроль цен

Внутри УПД строка с продукцией подсвечивается, если цена увеличилась по сравнению с предыдущей поставкой данного поставщика:

При нажатии на цену можно посмотреть график по последним 5 поставкам данной продукции от этого поставщика:

Приёмка УПД

Принять полностью

Отклонить полностью - потребует указания комментария.

Принять частично - откроется всплывающее окно, где можно будет указать фактическое количество принимаемой продукции и комментарий.

Статусы документов обновляются при каждом новом запросе списка документов.

Также доступно подтверждение аннулирования, отправленного поставщиком.

Приёмка частично

Для приёмки частично откройте документ и нажмите на "Принять частично":

Во всплывающем окне укажите фактическое значение в столбце "Новое количество", затем "Отправить":

Документ уйдёт на подписание, отобразится статус "Ожидание". (Поставщику уйдёт подписанный УПД с комментарием "Есть расхождения")

После подписания статус станет "Запрошен УКД" - документ будет ждать корректировку от поставщика.

Когда УКД придёт - отобразится статус "Обработать УКД".

При переходе внутрь документа во вкладке УКД будет подробная информация по нему и возможность отправить ответ:

После проведения подписания ответа статус станет или "Принят (УКД)" или "Принят (УКД отклонён)" (в зависимости от того приняли вы УКД или отклонили). Также есть возможность скачать pdf корректировочного документа.

Остатки (из ЛК)

Раздел доступен в блоке "Остатки".

ПРИМЕЧАНИЕ: Если блок "Остатки" у вас не отображается - обратитесь в техническую поддержку.

Таблица остатков виртуального склада "Честного Знака"; есть возможность фильтрации по наименованию и по товарным группам - "Упакованная вода"/"Молочная продукция".

Обновляются по нажатию на кнопку "Запросить остатки", под кнопкой "Фильтр" - дата и время последнего обновления.

В "фильтре" в количестве можно указывать "больше" и "меньше" соответствующими символами.

Например, ">0" - покажет остатки с количеством больше 0.

Автозапрос остатков

Для включения функции автозапроса необходимо выставить "рабочее расписание" и поставить галку "включено".

После включения в рамках выставленного "рабочего времени" остатки будут обновляться каждый новый час.

Например, если выставлено расписание с 09:00 по 20:00, то остатки запросятся в 09:00, затем в 10:00 и так далее до 20:00.

Вывод из оборота

Раздел доступен в блоке "Остатки".

ПРИМЕЧАНИЕ: Если блок "Остатки" у вас не отображается - обратитесь в техническую поддержку.

В общем списке - фильтр, кнопка для создания выбытия и список созданных ранее.

Для просмотра подробной информации по созданному ранее выбытию необходимо нажать на "номер".

Создание выбытия

После нажатия на кнопку "Создать выбытие" откроется окно с параметрами:

- Дата выбытия

- Товарная группа

- Способ учёта

- Причина выбытия

После выбора необходимых параметров нажать на "Начать создание":

Внизу отображаются доступные остатки, есть возможность их фильтровать по наименованию.

Для нужной продукции указать количество, а затем нажать "добавить" - она появится в списке "Для вывода".

При нажатии на "Создать выбытие" произойдёт вывод из оборота этой продукции.

"Комментарий (для внутреннего использования" - не уходит в "честный знак"; он будет отображаться только в общей таблице выбытий.

У созданного выбытия будет статус "Ожидается обработка"; необходимо обновить в течение минуты страницу - статус "Обработан" свидетельствует об успешном выводе из оборота.

Выгрузка УПД

На данный момент реализована выгрузка входящих УПД в следующие товаро-учётные ПО:

- SH4 (StoreHouse 4)

- SH5 (StoreHouse 5)

- iiko (Chain, RMS)

- 1С (Управление рестораном, редакция 3; Общепит КОРП)

Для работы выгрузки должны быть заполнены коды поставщика и получателя, а также коды и ёмкости продукции. Если какой-то код не указан, то будет активна кнопка "Добавить". Коды запоминаются, в дальнейшем добавлять придётся только для новой продукции/новых поставщиков.

Коды контрагентов можно добавлять двумя способами.

Или в самом УПД в блоке "Поставщик", нажав на "Добавить":

Или в разделе "Справочники" - "Поставщики".

ПРИМЕЧАНИЕ: "Склады", куда выгружаются документы, заводятся в разделе "Справочники" - "Склады".

Для сопоставления продукции - если в столбце "Код для экспорта" написано "Добавить", надо нажать на эту кнопку и добавить код с единицей измерения (и указать коэффициент, если требуется):

Коды для sh4

Код поставщика - открыть "Список корреспондентов", найти необходимого, открыть его карточку, скопировать "Код".

Код получателя - открыть "Список корреспондентов", "Склады", найти свой склад (куда необходимо выгружать УПД), открыть карточку, скопировать "Код".

"Код" продукта и "Наименование фасовки" - "Словари" - "Товары" - "Список товаров" , открыть карточку необходимого товара, скопировать "Код"; затем открыть вкладку "Ед. изм", скопировать "Наименование" необходимой фасовки.

Коды для sh5

Код поставщика - в клиенте sh5 Словари - Корреспонденты , найти нужного контрагента и открыть его карточку, скопировать "Внешний код".

Код получателя - в клиенте sh5 Словари - Подразделения , найти нужное подразделение и открыть его карточку, скопировать "Внешний код".

"Код" продукта и "Наименование фасовки" - в клиенте sh5 Словари - Товары - Товары , найти нужный товар и открыть его карточку, скопировать "Код", перейти во вкладку "Единицы измерения" и там скопировать название из столбца "Ед. изм".

Коды для iiko

Код поставщика - в iiko в настройках контрагента (поставщика) найти код и скопировать.

Код получателя - в iiko в настройках "Склада" найти код и скопировать.

"Код" продукта - в iiko в карточке товара найти артикул и скопировать.

"Наименование фасовки" - в той же карточке перейти во вкладку "Единицы измерения" и скопировать "Фасовку".

ПРИМЕЧАНИЕ: Если вы не ведёте "единицы измерения" для каждой карточке товара а везде используете "базовую единицу" - обратитесь в тех.поддержку для включения функции выгрузки по базовой единице.

Коды для 1С

Код поставщика - в 1C в настройках контрагента (поставщика) (Справочники —> Идентификационные —> Контрагенты) найти код и скопировать.

Код получателя - в 1C в настройках "Склада" (Справочники -> Структура компании -> Склады (места хранения) компании)) найти код и скопировать.

"Код" продукта - в 1C в карточке товара (Справочники —> Номенклатурные —> Номенклатура) найти код и скопировать.

"Наименование фасовки" - в той же карточке перейти во вкладку "Единицы измерения" и скопировать "Единицу".

Дополнительные функции

Ниже описаны дополнительные функции, доступные в системе.

Письмо для поставщиков и идентификатор ЭДО

"Настройки" - "Торговые объекты" - в данном разделе отображается идентификатор ЭДО (если он отсутствует - обратитесь в поддержку).

"Справочники" - "Поставщики" - кнопкой "Скачать письмо поставщикам" можно сформировать pdf файл с реквизитами организации и идентификатором ЭДО.

Белый список поставщиков

Данная функция позволяет отображать во "входящих" только документы от поставщиков, указанных в списке.

Заполняется он в "Настройках" - "Белый список поставщиков"; можно вручную, можно прислать список (название, ИНН, КПП) тех.поддержке и она загрузит его в систему.

Есть возможность выставить игнорирование "белых списков" для учётных записей.

Включение и отключение функции также - через запрос в тех.поддержку.

Личные белые списки поставщиков

Также есть возможность включить "личные белые списки поставщиков" - тогда у каждой учётной записи будет свой список (напр-р если надо чтобы бармены видели только воду, а кладовщики - молочку и т.п.).

Учётные записи, игнорирующие "Белые списки" - могут проставлять из УПД в блоке "Поставщик" каким учётным записям показывать документы от него.

Выгрузка по адресу

Если у вас несколько "торговых объектов", то с данной функцией каждый УПД по указанному в нём адресу будет попадать в свой объект.

Включение и отключение функции также - через запрос в тех.поддержку.

Кнопка "Открыть в СБИС"

Для "новых" документов появляется кнопка "Открыть в СБИС", позволяющая переходить в СБИС сразу на нужный документ.

Включение и отключение функции также - через запрос в тех.поддержку.

Автоматическое открытие документа на подписание в СБИС при приёмке

При нажатии на "Принять частично" автоматически откроется страница в СБИС с документом, где сразу можно будет его подписать. (Для этого вы должны быть авторизованы в СБИС и иметь в наличие нужную электронную подпись).

Функция для тех, кто не пользуется "удалённым подписанием", и хочет подписывать всё сразу с ПК где работает с BARLANE ЭДО (не ожидая пока отработает "удалённое подписание").

Включение и отключение функции также - через запрос в тех.поддержку.

Оповещения о необработанных документах

Раздел "Настройки" - "Оповещения".

При наличии определённых условий ("триггеров") - отправляется письмо на электронную почту.

Доступные для выбора триггеры:

1. "Оповещать о "Новых" УПД, по которым нет ответа дольше суток"

2. "Оповещать об УПД в "Ожидании", статус которых не обновляется дольше суток"

3. "Оповещать об УПД со статусом "Запрошен УКД", по которым не пришёл УКД спустя 2 суток"

4. "Оповещать об УПД в статусе "Подтвердить аннулирование", по которым не подтверждено аннулирование спустя 2 суток"

5. "Оповещать о том, что по группе "Упакованная вода" нет новых выводов из оборота последние 3 дня"

6. "Оповещать о том, что по группе "Молочная продукция" нет новых выводов из оборота последние 3 дня"