ЭДО БАРЛАЙВ
ЭДО BARLANE - программа для работы с электронным документооборотом.
Адрес - https://edo.barlane.ru/
Подключение к сервису производится администраторами системы.
Главная
После ввода логина и пароля открывается раздел "Входящие", о нём подробнее ниже. Здесь - об общих элементах системы.
1 - Юр.лицо (можно переключаться, если доступно несколько)
2 - Торговый объект (можно переключаться, если доступно несколько)
3 - Переключение на прочие сервисы BARLANE (ЕГАИС, "Меркурий", Журналы)
Управление учётными записями доступно в соответствующем разделе бокового меню ("Настройки" - "Учётные записи").
Входящие документы
В данном разделе отображаются все входящие документы:
Общую таблицу таблицу можно настраивать, нажав на значок шестерёнки в правом верхнем углу.
В "Наличии марок" при выставленном параметре "Маркированная" - будут отображаться только УПД с продукцией прошедшей через "честный знак".
При добавлении колонки "pdf" - сформированный файл можно скачивать прямо из общей таблицы.
Выделенные цветом строки - УПД с информацией из "Честного Знака".
Дата "бумажная"- дата бумажного документа (т.е. фактическая дата отгрузки).
Дата "электронная" - дата создания электронного документа.
Кнопка "Запросить документы" - подгружаются новые (за последние 7 дней), а также обновляются статусы.
Кнопка "Запросить документы по датам" - подгружаются документы за указанный период (а также обновляются их статусы).
Кнопка "Запросить из почты" - подгружаются документы, присланные поставщиком на почту inbox@barlane.ru (ВАЖНО - для работы данной функции должна быть включена опция "Загружать "входящие" по адресу"; загружаются файлы формата .txt).
Доступен фильтр по таблице:
Для просмотра УПД и действий по ней - нажать на её номер. Откроется сам документ:
В верхней части - кнопки ответа по документу
Далее - основная информация по документу и возможность выставления параметров для выгрузки в товаро-учётную систему.
В самом низу - перечень продукции.
Есть возможность "распечатать" УПД (скачать pdf-файл). При первом открытии УПД он будет формироваться - процесс занимает от 5 секунд до минуты; в течение этого времени надо обновить страницу - и кнопка станет активной.
Контроль цен
Внутри УПД строка с продукцией подсвечивается, если цена увеличилась по сравнению с предыдущей поставкой данного поставщика:
При нажатии на цену можно посмотреть график по последним 5 поставкам данной продукции от этого поставщика:
Приёмка УПД
В интерфейсе доступны следующие варианты приёмки:
- Принять полностью
- Отклонить полностью (потребуется указать комментарий)
- Принять частично (откроется окно для указания фактического количества и комментария)
- Принять и СПИСАТЬ (доступно для определённых типов накладных)
Статусы документов обновляются при каждом новом запросе списка документов.
Также доступно подтверждение аннулирования, отправленного поставщиком.
Приёмка частично
Для приёмки частично откройте документ и нажмите на "Принять частично":
Во всплывающем окне укажите фактическое значение в столбце "Новое количество", затем "Отправить":
Документ уйдёт на подписание, отобразится статус "Ожидание". (Поставщику уйдёт подписанный УПД с комментарием "Есть расхождения")
После подписания статус станет "Запрошен УКД" - документ будет ждать корректировку от поставщика.
Когда УКД придёт - отобразится статус "Обработать УКД".
При переходе внутрь документа во вкладке УКД будет подробная информация по нему и возможность отправить ответ:
После проведения подписания ответа статус станет или "Принят (УКД)" или "Принят (УКД отклонён)" (в зависимости от того приняли вы УКД или отклонили). Также есть возможность скачать pdf корректировочного документа.
Принять и списать
Функция доступна только для накладных, содержащих товары из системы "Честный знак" (ЧЗ). Для иных продуктовых групп (обычные товары, не подлежащие маркировке) этот вариант не применяется.
Как включить функцию:
- В накладных с ОСУ кнопка "Принять и СПИСАТЬ" отображается по умолчанию.
- В накладных с поэкземплярным учётом (марки) функция по умолчанию скрыта. Чтобы она появилась необходимо обратиться в техническую поддержку для её активации.
Этот вариант подходит для предприятий, работающих в упрощённом режиме (с послаблениями). Если используется "разрешительный" режим (сканирование каждого кода маркировки при продаже), этот вариант не подойдёт.
Что происходит при нажатии:
При нажатии на кнопку открывается диалоговое окно, в котором необходимо выбрать причину выбытия:
- "На собственные цели"
- "Производиственные нужды"
Важные особенности:
1. Продукция переходит на баланс вашей компании.
2. Списание происходит сразу, в момент приемки. Товар не попадает на складские остатки, поэтому впоследствии вы не найдете его в остатках.
3. Отдельный документ "Вывод из оборота" создавать не нужно.
4. В самом УПД при приемке автоматически ставится отметка о списании продукции с выбранной вами причиной.
Выгрузка УПД в программу учёта
На данный момент реализована выгрузка входящих УПД в следующие товаро-учётные ПО:
- SH4 (StoreHouse 4)
- SH5 (StoreHouse 5)
- iiko (Chain, RMS)
- 1С (Управление рестораном, редакция 3; Общепит КОРП)
Для работы выгрузки должны быть заполнены коды поставщика и получателя, а также коды и ёмкости продукции. Если какой-то код не указан, то будет активна кнопка "Добавить". Коды запоминаются, в дальнейшем добавлять придётся только для новой продукции/новых поставщиков.
Коды контрагентов можно добавлять двумя способами.
Или в самом УПД в блоке "Поставщик", нажав на "Добавить":
Или в разделе "Справочники" - "Поставщики".
ПРИМЕЧАНИЕ: "Склады", куда выгружаются документы, заводятся в разделе "Справочники" - "Склады".
Для сопоставления продукции - если в столбце "Код для экспорта" написано "Добавить", надо нажать на эту кнопку и добавить код с единицей измерения (и указать коэффициент, если требуется):
Коды для sh4
Код поставщика - открыть "Список корреспондентов", найти необходимого, открыть его карточку, скопировать "Код".
Код получателя - открыть "Список корреспондентов", "Склады", найти свой склад (куда необходимо выгружать УПД), открыть карточку, скопировать "Код".
"Код" продукта и "Наименование фасовки" - "Словари" - "Товары" - "Список товаров" , открыть карточку необходимого товара, скопировать "Код"; затем открыть вкладку "Ед. изм", скопировать "Наименование" необходимой фасовки.
Коды для sh5
Код поставщика - в клиенте sh5 Словари - Корреспонденты , найти нужного контрагента и открыть его карточку, скопировать "Внешний код".
Код получателя - в клиенте sh5 Словари - Подразделения , найти нужное подразделение и открыть его карточку, скопировать "Внешний код".
"Код" продукта и "Наименование фасовки" - в клиенте sh5 Словари - Товары - Товары , найти нужный товар и открыть его карточку, скопировать "Код", перейти во вкладку "Единицы измерения" и там скопировать название из столбца "Ед. изм".
Коды для iiko
Код поставщика - в iiko в настройках контрагента (поставщика) найти код и скопировать.
Код получателя - в iiko в настройках "Склада" найти код и скопировать.
"Код" продукта - в iiko в карточке товара найти артикул и скопировать.
"Наименование фасовки" - в той же карточке перейти во вкладку "Единицы измерения" и скопировать "Фасовку".
ПРИМЕЧАНИЕ: Если вы не ведёте "единицы измерения" для каждой карточке товара а везде используете "базовую единицу" - обратитесь в тех.поддержку для включения функции выгрузки по базовой единице.
Коды для 1С
Код поставщика - в 1C в настройках контрагента (поставщика) (Справочники —> Идентификационные —> Контрагенты) найти код и скопировать.
Код получателя - в 1C в настройках "Склада" (Справочники -> Структура компании -> Склады (места хранения) компании)) найти код и скопировать.
"Код" продукта - в 1C в карточке товара (Справочники —> Номенклатурные —> Номенклатура) найти код и скопировать.
"Наименование фасовки" - в той же карточке перейти во вкладку "Единицы измерения" и скопировать "Единицу".
Блок "Честный знак"
В данном блоке ведётся работа напрямую с "Честным знаком". Все документы ниже можно увидеть в т.ч. в личном кабинете ЧЗ - https://markirovka.crpt.ru/login-kep
Остатки (из ЛК)
ПРИМЕЧАНИЕ: Если блок "Остатки" у вас не отображается - обратитесь в техническую поддержку.
Таблица остатков виртуального склада "Честного Знака"; есть возможность фильтрации по наименованию и по товарным группам - "Упакованная вода"/"Молочная продукция".
Обновляются по нажатию на кнопку "Запросить остатки", под кнопкой "Фильтр" - дата и время последнего обновления.
В "фильтре" в количестве можно указывать "больше" и "меньше" соответствующими символами.
Например, ">0" - покажет остатки с количеством больше 0.
Автозапрос остатков
Для включения функции автозапроса необходимо выставить "рабочее расписание" и поставить галку "включено".
После включения в рамках выставленного "рабочего времени" остатки будут обновляться каждый новый час.
Например, если выставлено расписание с 09:00 по 20:00, то остатки запросятся в 09:00, затем в 10:00 и так далее до 20:00.
Вывод из оборота
Раздел доступен в блоке "Остатки".
ПРИМЕЧАНИЕ: Если блок "Остатки" у вас не отображается - обратитесь в техническую поддержку.
В общем списке - фильтр, кнопка для создания выбытия и список созданных ранее.
Для просмотра подробной информации по созданному ранее выбытию необходимо нажать на "номер".
Создание выбытия
После нажатия на кнопку "Создать выбытие" откроется окно с параметрами:
- Дата выбытия
- Товарная группа
- Способ учёта
- Причина выбытия
После выбора необходимых параметров нажать на "Начать создание":
Внизу отображаются доступные остатки, есть возможность их фильтровать по наименованию.
Для нужной продукции указать количество, а затем нажать "добавить" - она появится в списке "Для вывода".
При нажатии на "Создать выбытие" произойдёт вывод из оборота этой продукции.
"Комментарий (для внутреннего использования" - не уходит в "честный знак"; он будет отображаться только в общей таблице выбытий.
У созданного выбытия будет статус "Ожидается обработка"; необходимо обновить в течение минуты страницу - статус "Обработан" свидетельствует об успешном выводе из оборота.
Чеки
В данном разделе можно запросить чеки, которые были отправлены в "Честный знак".
ВАЖНО! Чеки отправляются кассовым ПО (IIKO / R-keeper / и пр.) Соотв-но они загрузятся только если чеки были корректно отправлены из кассовой программы.
Для загрузки чеков необходимо всегда указывать диапазон дат ("Загрузить чеки по датам").
Подключение кега
В данном разделе отображаются "подключения кег", отправленные как через этот же раздел ("Добавить"), так и через мобильное приложение BARLANE ("мобильный бармен" ЕГАИС).
Статус "Обработан" означает, что кег был успешно подключен.
Ниже инструкции по исправлению возможных ошибок.
Ошибка: «11: Код идентификации ************** не принадлежит участнику оборота»
Причина:
Такое сообщение возникает, когда система ЭДО не может «увидеть» поступление конкретного кега, потому что входящий УПД с этим товаром не был принят в ЭДО.
Что делать:
1. Убедитесь, что товар (кег) поступил в ЕГАИС. 2. Проверьте во входящих документах ЭДО наличие соответствующего УПД (можно скопировать КМ и сделать поиск через фильтр во "входящих") 3. Если УПД есть — примите его в ЭДО. 4. После этого ошибка должна исчезнуть, и кег будет успешно подключён.
Почему это важно:
Приемка только через ЕГАИС недостаточна — система использует данные из УПД (в ЭДО) для идентификации и подтверждения поступления. Без принятого УПД процесс считается неполным.
Расформирование упаковки
В данном разделе отображаются "расформирования упаковки", отправленные через этот раздел ("Добавить").
При создании отображаются все доступные на остатках ("Марки") упаковочные коды (КИТУ/КИГУ и т.д.) - по выбранным отправляется документ расформирования. В случае успеха, если обновить остатки ("марки") - там появятся индивидуальные ШК ("КИЗ").
Дополнительные функции
Ниже описаны дополнительные функции, доступные в системе.
Письмо для поставщиков и идентификатор ЭДО
"Настройки" - "Торговые объекты" - в данном разделе отображается идентификатор ЭДО (если он отсутствует - обратитесь в поддержку).
"Справочники" - "Поставщики" - кнопкой "Скачать письмо поставщикам" можно сформировать pdf файл с реквизитами организации и идентификатором ЭДО.
Белый список поставщиков
Данная функция позволяет отображать во "входящих" только документы от поставщиков, указанных в списке.
Заполняется он в "Настройках" - "Белый список поставщиков"; можно вручную, можно прислать список (название, ИНН, КПП) тех.поддержке и она загрузит его в систему.
Есть возможность выставить игнорирование "белых списков" для учётных записей.
Включение и отключение функции также - через запрос в тех.поддержку.
Личные белые списки поставщиков
Также есть возможность включить "личные белые списки поставщиков" - тогда у каждой учётной записи будет свой список (напр-р если надо чтобы бармены видели только воду, а кладовщики - молочку и т.п.).
Учётные записи, игнорирующие "Белые списки" - могут проставлять из УПД в блоке "Поставщик" каким учётным записям показывать документы от него.
Выгрузка по адресу
Если у вас несколько "торговых объектов", то с данной функцией каждый УПД по указанному в нём адресу будет попадать в свой объект.
Включение и отключение функции также - через запрос в тех.поддержку.
Кнопка "Открыть в СБИС"
Для "новых" документов появляется кнопка "Открыть в СБИС", позволяющая переходить в СБИС сразу на нужный документ.
Включение и отключение функции также - через запрос в тех.поддержку.
Автоматическое открытие документа на подписание в СБИС при приёмке
При нажатии на "Принять частично" автоматически откроется страница в СБИС с документом, где сразу можно будет его подписать. (Для этого вы должны быть авторизованы в СБИС и иметь в наличие нужную электронную подпись).
Функция для тех, кто не пользуется "удалённым подписанием", и хочет подписывать всё сразу с ПК где работает с BARLANE ЭДО (не ожидая пока отработает "удалённое подписание").
Включение и отключение функции также - через запрос в тех.поддержку.
Оповещения о необработанных документах
Раздел "Настройки" - "Оповещения".
При наличии определённых условий ("триггеров") - отправляется письмо на электронную почту.
Доступные для выбора триггеры:
1. "Оповещать о "Новых" УПД, по которым нет ответа дольше суток"
2. "Оповещать об УПД в "Ожидании", статус которых не обновляется дольше суток"
3. "Оповещать об УПД со статусом "Запрошен УКД", по которым не пришёл УКД спустя 2 суток"
4. "Оповещать об УПД в статусе "Подтвердить аннулирование", по которым не подтверждено аннулирование спустя 2 суток"
5. "Оповещать о том, что по группе "Упакованная вода" нет новых выводов из оборота последние 3 дня"
6. "Оповещать о том, что по группе "Молочная продукция" нет новых выводов из оборота последние 3 дня"