Выходим за рамки: редкие задачи ЕГАИС

ЕГАИС в общепите

ЕГАИС в общепите - цикл статей о работе кафе и ресторанов в Единой Государственной Автоматизированной Системе.

Список статей:

1 - Пролог.

2 - Как начать работать с ЕГАИС.

3 - Глоссарий ЕГАИС: кто есть кто.

4 - Остатки ЕГАИС: всё о регистрах.

5 - Методология ЕГАИС: как с ним работать.

6 - Правила ЕГАИС: как их исполнять.

7 - Выходим за рамки: редкие задачи ЕГАИС.

8 - ЕГАИС и декларация.

9 - Алкогольная декларация для общепита.

10 - Работа над ошибками в ЕГАИС.

---

7 - Выходим за рамки: редкие задачи ЕГАИС

Возвратные накладные

Итак, мы хотим вернуть продукцию поставщику. Чтобы это сделать, она должна быть на первом регистре с правильной Справкой Б.

1 - Найти накладную, в которой пришёл алкоголь, чтобы взять оттуда нужную Справку Б.

2 - Если продукция уже на Р1, то просто найти на остатках и составить возвратную ТТН, отправить её; если продукция на Р2, то сначала вернуть на Р1, затем составить ТТН и отправить.

Всё проще если продукция помарочная - тогда в накладной по штрих-коду точно понятно какая Справка Б нужна.

Если же возвращается пиво, и вы не помните из какой именно она была поставки - ничего страшного, просто найдите накладную с этой же продукцией от нужного поставщика, и возьмите Справку Б оттуда.

Как видите, саму накладную создать и отправить не проблема, большее время занимает именно нахождение нужной Справки Б; в BARLANE для этого через акт возврата на склад реализован автоматический поиск Справки по алккоду, который покажет, в каких накладных была продукция.

А для бутылок с новыми марками (и учтённых помарочно) всё ещё проще, используем уже знакомый нам портал https://check1.fsrar.ru/ - вкладку "Проверка статуса штрихкода".

Там увидим Справку Б ("Форма2"), с которой бутылка лежит на остатках. Инструмент полезен в принципе для выяснения статуса продукции, ниже расшифровка по возможным вариантам "последнее движение":

- «Списано по акту» – значит бутылка была списана.

- «Списано чеком» - значит бутылка была продана в розничном магазине.

- «ТТН» - значит есть неподтверждённая накладная с этой позицией.

- «На остатке по акту подтверждения…» - значит бутылка на остатках.

Не стоит забывать конечно обращать внимание на "владельца", там должен быть ваш объект (проверяйте по ИНН/КПП). Опять же, при использовании ПО BARLANE можно воспользоваться поиском ШК по накладным внутри самой программы.

Что ещё надо помнить, когда делаем возвратную накладную:

- Указываем номер обязательно такой же, какой будет у нас в бумажной накладной; чаще всего на практике это бывает номер накладной, в которой продукция пришла от поставщика.

- Обязательно указываем правильные цены (тоже как правило берутся из первоначальной накладной).

Всё, накладную можно отправлять.

Вспоминаем, что бывает с входящей накладной, тут всё зеркально: вы можете отозвать накладную до ответа поставщика, если вдруг передумали или заметили ошибку; поставщик может прислать вам акт расхождений если захочет принять частично, и вам надо будет на него ответить; если он ошибётся (ошибочно подтвердит/откажет), он может 1 раз прислать запрос на распроведение, который вам надо будет подтвердить, и так далее.

Убедиться, что всё с ней в порядке (т.е. она принята поставщиком), опять же, можно на всё том же портале https://check1.fsrar.ru/

Расходные накладные

С расходными накладными всё то же самое, что с возвратными, за исключением нескольких нюансов.

1 - В накладной самой стоит признак "расходная", а не "возвратная", т.е. всегда выбирайте верный тип исходящей ТТН.

2 - Т.к. в общепите у ресторанов как правило нет оптовой алкогольной лицензией, расходную накладную можно отправлять только в рамках одного юр.лица, своим же объектам, т.о. по факту это внутреннее перемещение.

3 - Цены в накладной можно указать нулевые, т.к. МОЦ (минимальные оптовые цены) контролируются только для расходных накладных между разными юр.лицами.

А в остальном всё то же самое - с остатков Р1 (или Р1-Р3) выбираем продукцию, указываем адресата, цены, номер накладной и прочее, отправляем.

Пересорты

Рассмотрим три типа пересорта:

1 - по алккодам

2 - по новым маркам

3 - по старым маркам

Пересорт по алккодам

Ранее было сказано, что одна и та же продукция (напр-р виски "Джек"), одной и той же ёмкости, от того же производителя, т.е. внешне идентичная на 100%, может быть с разными алккодами.

Бывает это если поменялся импортёр, или у производителя сменились реквизиты (ИНН либо КПП), и тому подобное.

На самом деле этот пересорт скоро останется актуален только для пива - как вы понимаете, для помарочного когда делаем сверку, его очень просто избежать.

Что в итоге - пришёл виски "Джек" со старыми марками, визуально всё хорошо и в накладной всё правильно - принимаем его.

Потом же, когда сканируем на списание, всплывает, что продукции с таким алккодом нет на остатках! А в ЕГАИС у лежит продукция с таким же названием, но другим id.

Т.е. если бы мы в этот момент сделали инвентаризацию, то получили бы 1 излишек и 1 недостачу.

Как исправить:

а - Списываем с остатков ЕГАИС недостачу с причиной "пересортица".

б - Ставим наш излишек на баланс актом постановки с причиной "пересортица", указываем там и номер акта списания из предыдущего пункта.

Всё, остатки выровнены.

Пересорт по новым маркам

Этот пересорт возникает как правило если не сделали сверку, приняли "на веру" помарочную накладную - а зря, поставщик напутал и прислал по факту бутылки с другими штрих-кодами.

И получается что в ЕГАИС у вас одна продукция, которой нет по факту; а по факту другая - которой нет в ЕГАИС. Если в этот же момент нагрянет проверка - то это нарушение и штраф.

Проще всего избежать такой ситуацией сверкой.

Но если по какой-либо уважительной причине вы подтвердили накладную без сверки, а потом всплыл этот пересорт в виде недостач и излишков, исправить можно следующим образом:

1. Вычислить все «левые» марки (которые есть по факту, но нет в ЕГАИС).

2. Вычислить все «лишние» марки (которые есть в ЕГАИС, но нет по факту).

3. С помощью «Акта фиксации штрихкодов на балансе» привязать «левые» марки к Остаткам Р1-Р3 (по нужной Справке Б, конечно).

4. С помощью «Акта отмены фиксации штрихкодов на балансе» отвязать «лишние» марки от Остатков Р1-Р3 (по нужной Справке Б).

Проверяем результат через чек1; ну и запросами остатков (и ШК по справке Б).

Как указано выше сначала привязываем к нужной Справке Б корректный штрих-код, затем отвязываем некорректный. В ином порядке ЕГАИС сделать не даст, т.к. для новых марок на Остатках Р1-Р3 не может быть меньше марок чем кол-ва товара; а больше марок, чем товара – может.

Опять же, проще всего данного пересорта можно избежать делая сверку.

Пересорт по старым маркам

Данный пересорт может случиться, если у вас продукция с одним и тем же алккодом одновременно находилась и на Р1-Р3 (старые марки, учтённые помарочно), и на Р2. Т.е. разные поставки одной продукции, более старые были партионные, и перенесены на Р2, более новые, помарочные - лежат на Р1-Р3.

И тут при неудачном стечении обстоятельств после сканирования марки, которая на Р1-Р3, она может списаться с Р2. Пример таких обстоятельств - ещё не приняли накладную с Р1-Р3, а уже отсканировали бутылку.

В результате у нас в ЕГАИС марка, которую по факту вскрыли; и есть закрытая бутылка со старой маркой партионной, но остатков на Р2 уже нет.

Раньше, до 1 апреля 2020 исправлялся такой пересорт просто - переносом учтённой помарочно продукции с Р1-Р3 на Р2 (таким образом она превращалась в "партионную", и остатки сходились в итоге); но как вы поняли, с 1 апреля так делать уже нельзя.

Поэтому исправлять приходится так:

1 - Поставить на баланс Р2 списанную бутылку (причину указать "излишки", в "примечании" обязательно описать ситуацию и указать номер акта списания).

2 - Списать нужную бутылку с Р1-Р3 с причиной "реализация".

Прочие операции в ЕГАИС

Ниже перечень полезных запросов:

"Запрос неподтверждённых ТТН" - в ответ присылает список накладных, которые вы ещё не подтвердили. Из этого списка можно взять номер TTN и по нему перезапросить накладную, если по разным причинам её нет в УТМ/вашей программе.

"Запрос движения по Справке Б" - выдаёт цепочку из накладных, по которой продукция дошла до вас.

"Запрос движения между регистрами" - если регулярно делаете перенос на Р2, он показывает Справки Б, с которыми продукция была на Р1, бывает полезно, когда ищете информацию для расходных накладных (а в BARLane он реализован в виде мультизапроса - можно не просто за 1 месяц 1 алккод запросить, а сколько захотите, хоть по всем остаткам, хоть за весь год).

"Запросы контрагентов" по ИНН или ФСРАР-id - выдают информацию по ним (наименование, ИНН, КПП, адрес, и т.д.).

Далее:

8 - ЕГАИС и декларация.