Остатки ЕГАИС: всё о регистрах

ЕГАИС в общепите

ЕГАИС в общепите - цикл статей о работе кафе и ресторанов в Единой Государственной Автоматизированной Системе.

Список статей:

1 - Пролог.

2 - Как начать работать с ЕГАИС.

3 - Глоссарий ЕГАИС: кто есть кто.

4 - Остатки ЕГАИС: всё о регистрах.

5 - Методология ЕГАИС: как с ним работать.

6 - Правила ЕГАИС: как их исполнять.

7 - Выходим за рамки: редкие задачи ЕГАИС.

8 - ЕГАИС и декларация.

9 - Алкогольная декларация для общепита.

10 - Работа над ошибками в ЕГАИС.

---

4 - Остатки ЕГАИС: всё о регистрах

О регистрах и зачем они нужны

Виртуальные остатки ЕГАИС используют три регистра.

Р1 - Первый - "Склад" - хранит продукцию в разрезе Справок Б.

Р2 - Второй - "Торговый зал" - хранит продукцию в разрезе алккодов (т.е. теряется привязка к Справке Б).

Р3 - Третий - "Помарочный" - хранит информацию о марках (штрих-коды) в привязке к Справкам Б с Р1.

Р1 и Р2 являются замещающими, т.е. продукция может находится либо там, либо там. Перемещается она соответствующими актами.

Р3 является дополняющим к Р1, для новых марок. Т.о. помарочная продукция хранится на регистре Р1-Р3.

---

Как это работает:

К нам приходит накладная, мы её принимаем. После того, как ЕГАИС провёл наш акт подтверждения, продукция в накладной падает к нам на первый регистр.

Пример таблицы Остатков Р1 - строки разбиваются не по продукции (алккоду), а по Справке Б. Т.е. на Остатках Р1 если один и тот же алкоголь пришёл разными оптовыми партиями (соотв-но разные Справки Б), то он будет хранится в разных строках.

Далее, можно перенести продукцию с Первого Регистра на Второй соответствующим актом (так и называется - “акт переноса в торговый зал”), как только ЕГАИС его проведёт, на остатках Р1 строки с перенесённой пропадут, и появятся на остатках Р2, уже без Справки Б.

Как видно из примера таблицы остатков “торгового зала”, строки делятся по алккоду. Т.е. если мы переносим несколько строк одного и того же алкоголя но с разными Справками Б, они в процессе отвяжутся и на остатках Р2 схлопнутся.

Процесс этот конечно обратимый - вернуть продукцию с Р2 на Р1 можно соответствующим актом, надо просто указать в нём первоначальную Справку Б.

Зачем нужны регистры

Зачем вообще нужны эти регистры?

Это наследие времён запуска ЕГАИС в рознице, от которого постепенно отходят. Т.е. уже с 2021-го года маркируемый алкоголь практически не использует второй регистр (запрещено делать перенос на Р2); а за ним последует и пиво, когда маркировка дойдёт и до него.

Дело в том, что с запуском ЕГАИС маркируемые бутылки не были "помарочные". Т.е. в системе не хранилась информация о штрих-кодах, только алккоды и Справки Б. И Справку Б определить внешне просто по бутылке соответственно было нельзя (т.е. когда её сканируем, то узнаем только что это за алккод).

В магазине покупатель отдавал кассиру бутылку - тот её сканировал и не мог ниоткуда узнать, с какой Справкой Б она находится на Остатках Р1;

И, соответственно, бармены, вскрывающие бутылки и сканирующие их, никак не могли определить Справку Б.

А раз невозможно узнать Справку Б, значит невозможно и списать продукцию (т.к. при списании с Первого Регистра указывается именно она).

Поэтому была придумана следующая методология:

Продукция принятая падает на "Склад" (Регистр 1), а когда её уже готовы реализовывать (условно выложили в бар или в зал), она переносится в "Торговый зал" (Регистр 2).

Как было указано выше, там уже никакой "Справки Б" нет, всё хранится в разрезе алккодов, а значит и неважно, что неизвестно из какой она партии.

Если совсем по-простому - при списании бутылки мы не знаем из какой оптовой партии она была, поэтому списываем просто по её наименованию (алккоду).

ПРИМЕЧАНИЕ: Существует заблуждение, что "Склад" и "Торговый зал" так названы не просто так, и продукция в реальности должна с соответствием своему регистру находится на складе или в баре/торговом зале. Это миф, нет ни одного документа с подобным требованием, поэтому если вдруг будет подобный запрос от проверяющих, спрашивайте у них на каком основании они это придумали. Сослаться им будет не на что.

Долгое время методология работы в ЕГАИС была простой - принимаем накладные, продукция падает на первый регистр; переносим на второй, списываем оттуда.

Если вдруг надо делать возврат или перемещение - возвращаем со второго регистра на первый и делаем расходную накладную. Есть и такое ПО, в котором и вовсе не используют второй регистр, а списывают сразу с первого (не особо беспокоясь о том, что могут не ту справку Б указать; на свой страх и риск, как говорится).

Чуть запутаннее всё стало, когда начался ввод в ЕГАИС помарочного учёта. Выше мы обходились только двумя регистрами, ниже пояснения и о третьем.

О помарочной продукции (Регистр 3)

Изначально в ЕГАИС не было информации о конкретных бутылках (штрих-коды их акцизных марок).

Т.е. производитель или импортёр просто вносил в систему информацию: такой-то алккод, такое-то количество, ему присваиваются такие-то Справки А и Б.

Далее по цепочки поставщиков глобальная партия дробилась по меньшим, с новыми Справками Б, и доходила в конце концов до розницы.

Теоретически на любом этапе можно было заменить одну бутылку другой с тем же алккодом, но другим штрих-кодом, и система никак эту замену не заметила бы.

И то, что кассиры и бармены сканировали акцизы при реализации на самом деле не имело никакого отношения к помарочному учёту - это была борьба с “зеркалками”.

"Зеркалки" - поддельные копии легальных акцизов, которые клеили на неучтённые бутылки, т.о. денег с них государство не получало. И если вдруг в ЕГАИС оказывались отсканированы два одинаковых штрих-кода в разных магазинах/ресторанах, в ФСРАР об этом узнавали, и к потенциальным нарушителям выезжала проверка.

Чтобы минимизировать вообще возможности разных подмен и махинаций ФСРАР решил начать помарочный учёт каждой бутылки, в течение всей цепочки, от производства/импорта до реализации.

Помарочный учёт реализован вводом Третьего Регистра - дополняющего первый. Он хранит список штрих-кодов и их привязку к конкретной Справке Б, а значит, может быть совмещён с Первым Регистром, именно поэтому называем его "Регистр 1-3".

Таблица в программе BARLANE, серые строки - это просто первый регистр, старая партионная продукция, а зелёные - помарочная, по которой можно узнать в ЕГАИС значения штрих-кодов.

Особенность третьего регистра не только в том, что он дополняющий, ещё в ЕГАИС нельзя запросить полный список продукции на Р3, в отличие от первого и второго регистров, где в ответ на запросы мы получаем полные списки.

Здесь же можно узнавать информацию только по каждой Справке Б отдельно; поэтому задачу формирования полного списка Р1-Р3 ФСРАР переложил на программы, работающие с ЕГАИС (у большинства ПО реализация простая - при приёме накладной, данные о марках и справках Б автоматически записываются в таблицу).

О методологии ещё раз, как было раньше: принимаем накладные, продукция падает на первый регистр; переносим на второй, списываем оттуда.

С вводом Третьего Регистра же смысла переносить на второй уже нет, т.к. в системе есть информация к какой Справке Б относится конкретная марка. Вспоминаем, что в этом и была суть Второго Регистра - списывать без привязки к конкретной оптовой партии, потому что мы её не знали.

Поэтому в этом плане процесс упростился - принимаем накладные, продукция падает на регистр 1-3; списываем оттуда же.

Таким образом, второй регистр остался нужен только при работе с пивом и со старым партионным алкоголем, который ещё остался.

Выше сказано об упрощении процесса, но надо понимать, что в некоторых местах он усложнился - сверка, пересорт, инвентаризация, но подробнее об этом в следующих статьях.

Немного о самих марках:

В прошлой статье было рассказано, что есть старые марки и новые, и показаны их различия (визуальные и "внутренние").

Новые марки - всегда помарочные, всегда бывают только на регистре Р1-Р3.

Старые марки - бывают "партионные", т.е. не помарочные, на Регистре 1 или Регистре 2.

Старые марки "учтённые помарочно" - как и новые - на регистре Р1-Р3.

Сейчас уже большинство маркируемой продукции входит в эти категории - "помарочные" и "старые марки, учтённые помарочно", т.е. хранятся на Р1-Р3.

Партионные же старые марки постепенно уходят, и скорее всего окончательно уйдут к 2023-му.

Уйдут потому, что например с 01.11.2020 года все накладные с маркируемой продукцией могут быть только помарочными (и "учтёнными помарочно").

Как понять какая продукция пришла:

1 - Осматриваем визуально, если марка новая, то значит она ВСЕГДА "помарочная" и учитывается на Регистре Р1-Р3.

2 - Если марка старая, то она может быть как "партионная" (Регистр Р1), так и "учтённая помарочно" (Регистр Р1-Р3). Понять это можно только просмотрев электронную накладную в программе.

Для "партионной" продукции значение в столбце "Марки" будет нулевое (т.е. в системе к продукции не привязаны штрих-коды); в примере выше это Водка "Сыктывкарская".

Для "учтённой помарочно" в "Марках" будет указано их количество, а также можно их просмотреть.

Обратите внимание, что визуально в программе можно различить старые и новые марки по длине содержимого штрих-кода. Выше "короткий" (68 символов) для старых марок, ниже пример "длинных" (150 символов) для новых:

Из важного по "старым маркам" - если вдруг осталась непомарочная продукция на остатках Р1 (забыли в своё время перенести на Р2), то списать её можно только используя акт с причиной "иные цели".

Далее:

5 - Методология ЕГАИС: как с ним работать.