Правила ЕГАИС: как их исполнять

ЕГАИС в общепите

ЕГАИС в общепите - цикл статей о работе кафе и ресторанов в Единой Государственной Автоматизированной Системе.

Список статей:

1 - Пролог.

2 - Как начать работать с ЕГАИС.

3 - Глоссарий ЕГАИС: кто есть кто.

4 - Остатки ЕГАИС: всё о регистрах.

5 - Методология ЕГАИС: как с ним работать.

6 - Правила ЕГАИС: как их исполнять.

7 - Выходим за рамки: редкие задачи ЕГАИС.

8 - ЕГАИС и декларация.

9 - Алкогольная декларация для общепита.

10 - Работа над ошибками в ЕГАИС.

---

6 - Правила ЕГАИС: как их исполнять

Принятие накладных

Приехала поставка с алкоголем, что делать?

1 - Проверить бумажную накладную на отсутствие ошибок.

2 - Проверить ТТН в ЕГАИС (смотреть на название, количество, процент алкоголя и так далее; дату и номер самой накладной и т.д.).

3 - Провести сверку:

отсканировать все пришедшие бутылки, тем самым проверяя, соответствуют ли их штрих-коды тем, что пришли в электронной накладной.

4 - По результатам проверок и сверки отправить ответ: либо принять полностью, либо частично, либо целиком отказаться.

По сверке вспоминаем, что для пива (и прочего немаркируемого алкоголя) она не нужна. А для маркируемого - не обязательна (т.е. нет никаких нормативов или технических ограничений ЕГАИС, её требующие), но настоятельно рекомендуема к исполнению, т.к. к сожалению поставщики иногда ошибаются и присылают бутылки с перепутанными штрих-кодами.

Про приёмку частично тоже напомним, что она делается только в меньшую сторону (т.е. можем принять только меньше указанного в накладной, какие-то излишки учесть не получится); и что отправленный акт разногласий должен подтвердить поставщик, если он откажется, то сработает отказ по всей накладной, придётся возвращать всё.

Поэтому рекомендуется всегда перед отправкой акта расхождений связаться с поставщиком и получить от него подтверждение, что он его проведёт. Потому что зачастую поставщик вместо приёмки частично просто отзывает сам накладную целиком и переотправляет в ЕГАИС исправленную, которую можно принять целиком. Ничего страшного в этом нет, главное чтобы всё делалось вовремя.

ПРИМЕЧАНИЕ: Помарочную накладную частично принять можно только после сверки, т.к. в акте расхождений необходимо указать конкретные марки.

---

Ещё момент, который стоит знать о приёмке. Справка Б продукции, которая бывает в пришедшей накладной, отличается от Справки Б, с которой эта продукция "упадёт" на ваши остатки.

Т.е. открываем накладную, видим “Виски Джек” со Справкой Б FB-11, принимаем накладную, обновляем свои остатки, и видим на них уже те же “Виски Джек” но со Справкой Б FB-22.

Сделано это из-за того, что любая накладная может приняться частично. Вот что происходит, когда вы отправляете акт разногласий и он проходит:

Поставщик прислал партию виски "Джек" со Справкой Б FB-11 из 10 бутылок; вы приняли из них только 8, акт разногласий провёлся. К вам на остатки упали восемь бутылок "Джека" со Справкой Б FB-22, поставщику на остатки вернулись 2 бутылки с прежней Справкой Б FB-11. Т.е. наша партия "Джека" разделилась на две, а как мы помним - у каждой поставки в ЕГАИС уникальный идентификатор - Справка Б. Т.е. если бы он не менялся, получилось бы что с одним и тем же идентификатором поставки у двух разных контрагентов - это недопустимо.

В разных программах отображаются Справки по-разному, где-то только Справка поставщика, где-то наоборот только та с которой на остатки упадёт; в BARLane для удобства указываются обе.

Если вдруг ошиблись и отправили неправильный ответ, его можно отменить, но подробнее об этом в следующей статье (и об исходящих накладных тоже).

---

Об инструменте "check1":

Это полезный инструмент, который позволяет узнавать статус накладной. В первую очередь мы ориентируемся на индикаторы программы (чаще всего это две галочки по приходу двух успешных тикетов); но иногда приходится заглянуть напрямую в ЕГАИС.

Для этого есть портал https://check1.fsrar.ru/, вкладка "Поиск по идентификатору накладной".

В ответ на запрос чек1 выдаст нам статус документа, по описанию не очевидно что они означают, поэтому расшифрую:

Принята - вы отправили акт подтверждения (целиком или частично), и он прошёл; т.е. продукция должна быть уже у вас на остатках.. Отклонена - вы отправили отказ, либо акт расхождений, который отклонил поставщик, т.е. продукция целиком вернулась поставщику. Отозвана - поставщик из-за какой-либо ошибки сам отозвал накладную, продукция вернулась к нему (как правило вместо отозванной потом отправляют новую скорректированную ттн). Проведена - поставщик отправил накладную, но вы на неё ещё не ответили,она “висит” между вами, соотв-но и продукция “в воздухе”, её нет на остатких ни у вас, ни у поставщика.

Остальные статусы по факту практически не встречаются, поэтому не будем на них останавливаться.

Закончить тему приёмки можно промежуточной темой - актом переноса в “торговый зал”. Если вдруг вы хотите списывать со второго регистра (а для пива и старого партионного крепкого алкоголя это логично), то просто сделайте перенос (в BARLane например достаточно просто указать из списка остатков нужную продукцию), и всё, можно переходить к списанию.