Глоссарий ЕГАИС: кто есть кто
ЕГАИС в общепите - цикл статей о работе кафе и ресторанов в Единой Государственной Автоматизированной Системе.
Список статей:
1 - Пролог.
2 - Как начать работать с ЕГАИС.
3 - Глоссарий ЕГАИС: кто есть кто.
4 - Остатки ЕГАИС: всё о регистрах.
5 - Методология ЕГАИС: как с ним работать.
6 - Правила ЕГАИС: как их исполнять.
7 - Выходим за рамки: редкие задачи ЕГАИС.
8 - ЕГАИС и декларация.
9 - Алкогольная декларация для общепита.
10 - Работа над ошибками в ЕГАИС.
Обзор документов ЕГАИС
В ЕГАИС можно выделить четыре основных типа документов:
1 - Накладные (меняют данные в ЕГАИС со сменой владельца продукции)
2 - Акты (меняют данные в ЕГАИС без смены владельца продукции)
3 - Запросы (выдают данные, содержащиеся в ЕГАИС; запрашивают действие ЕГАИС/контрагента)
4 - Тикеты (отчёт системы о проведении документа в ЕГАИС - успешно/неудачно)
Тикеты - это квитанции-ответы УТМ и ЕГАИС, свидетельствующие о принятии (или непринятии) отправленного в ЕГАИС документа.
В ответ на отправленный обычный запрос приходит один тикет, в ответ на прочие документы - как правило два. (первый о пройденной локальной проверке в УТМ; второй об успешном проведении уже самим сервером ЕГАИС).
Проще говоря, через ПО это галочки либо крестики, свидетельствующие об успешности/неудаче обработки отправленного документа; ну и комментарии оттуда (опять же об успехе либо об ошибке), например в разделе с актами списания в BARLane:
Запросы бывают двух типов:
Информационные - с их помощью запрашивается информация, которая есть в ЕГАИС.
Отменяющие (Запросы на отмену проведения) - с их помощью отменяется проведение актов.
Информационные запросы не вносят никакой новой информации в ЕГАИС, в ответ на них приходит только 1 тикет ("документ принят" или "ошибка") и запрошенная информация ("ответ на запрос").
ПРИМЕР: Отправили "Запрос остатков Р1", получили "Ответ на запрос остатков Р1", представляющий из себя таблицу продукции и количество; Отправили "Запрос контрагента по ИНН", получили "Ответ на запрос контрагента по ИНН", представляющий из себя таблицу с данными по контрагенту, и тому подобное.
Отменяющие запросы меняют информацию в ЕГАИС (путём отмены проведения ранее отправленного акта), в ответ на них приходят два тикета, второй о том, был ли распроведён акт или нет.
ПРИМЕР: Ошибочно списали продукцию, в результате её уже нет на остатках ЕГАИС; отправили запрос на распроведение этого акта списания, он обработался, акт отменился, остатки в ЕГАИС вернулись.
Отменять можно акты ответа на ТТН, акты списания Р1, акты постановки на баланс Р1.
Запрос отмены проведения накладной особенный, т.к. его должен подтвердить поставщик; другие два запроса обрабатываются автоматически сервером ЕГАИС.
ПРИМЕР: Случайно отказали по накладной, которую хотели принять (отправили акт отказа); отправили запрос на отмену проведение ТТН, поставщик его подтвердил - отказ сбросился, по накладной можно отправить новый ответ. (ВАЖНО - отмену проведения по накладной можно сделать только 1 раз).
Соответственно, информационные запросы только выдают информацию из ЕГАИС и ничего более; а отменяющие - с "позволения" ЕГАИС или поставщика меняют данные; отмена ТТН - со сменой владельца; отмена актов списания и постановки на баланс - без смены владельца.
ПРИМЕЧАНИЕ 1: Если поставщик отказал запросу на распроведение ТТН, её статус останется прежним. (т.е. если ошибочно приняли - она останется принятой).
ПРИМЕЧАНИЕ 2: Если продукция из накладной была списана или перенесена на второй регистр, ЕГАИС не позволит отправить запрос на распроведение (сначала придётся вернуть всё на первый регистр).
ПРИМЕЧАНИЕ 3: Для "информационных" запросов не требуется наличие действующей алкогольной лицензии, т.к. они не вносят никаких изменений в ЕГАИС; а для "отменяющих" - требуется.
Акты - документы, которые вносят изменения в данные ЕГАИС без смены владельца.
- Акт списания (Р1/Р2) | Причины: Реализация, Порча, Недостача, Пересорт и т.д.
Списывает продукцию с остатков. О них и о причинах подробнее в следующих статьях.
- Акт переноса в "торговый зал"
Переносит продукцию с Первого Регистра (Р1 - "Склад") на Второй Регистр (Р2 - "Торговый зал"). О регистрах подробнее - в следующей статье.
- Акт возврата на "склад"
Переносит продукцию со Второго Регистра (Р2 - "Торговый зал") на Первый Регистр (Р1 - "Склад"). О регистрах подробнее - в следующей статье.
- Акт постановки на баланс (Р1/Р2) | Причины: Излишки, Пересорт.
После проведения акта на остатках появляется указанная там продукция. Используется как правило после инвентаризаций и при исправлении пересортов. ПРИМЕЧАНИЕ: Без обращения в ФСРАР можно ставить на баланс не более 100 ед. алкогольной продукции в месяц.
- Акт ответа на ТТН | Варианты: Приём, Отказ, Акт расхождений (приём частично).
После проведения данного акта накладная меняет статус, и остатки согласно нему либо падают на остатки (приём), либо возвращаются поставщику (отказ). Или и то и другое (приём частично).
- Акты привязки/отвязки ШК
Акты привязывают/отвязывают значение штрих-кода к продукции, тем самым делая её "помарочной". Используются при пересортах и для перевода алкоголя в разряд "учтённых помарочно". Подробнее об этом - в следующих статьях.
Любой успешно проведённый акт меняет информацию в ЕГАИС.
В ответ на акты приходят два тикета (первый "Документ принят"; второй "Акт проведён"; или ошибки).
Наиболее часто использующийся документ - "Акт списания" с причиной "Реализация".
Товаро-транспортные накладные (ТТН) - документы для учёта движения алкогольной продукции между организациями.
Т.к. ТТН отправляется от одного контрагента к другому, в зависимости от того кем он является (отправителем или получателем) накладная бывает исходящей или входящей.
В ЕГАИС есть два типа накладных: Расходные и Возвратные.
В накладной указывается, от кого кому отправляется алкоголь, и перечисляется отправляемое.
В любой момент до ответа Получателя, Отправитель может отозвать свою накладную.
Получатель же может дать по накладной три ответа: принять полностью, принять частично, отказаться.
Соответственно делает это отправкой акта принятия, акта разногласий, акта отказа.
Из трёх актов подтверждения ответа от Отправителя требует только акт разногласий.
В случае ошибочного ответа ЕГАИС позволяет 1 раз его отменить (вышеупомянутым запросом на отмену проведения).
Про номера накладных:
Есть так называемый “бумажный номер”, который не уникален, т.к. его вписывает при отправлении поставщик. Как правило это набор букв и цифр - “РНк-213324”, “324234”, “Лр-21312” и так далее.
А есть и “егаисовский номер”, он же “номер TTN”, (английскими буквами); он же по-научному WEBregID, это уникальный идентификатор накладной, который присваивается ЕГАИСом. Чаще всего для каких-либо актов/запросов и прочего нужен именно, и все программы конечно показывают его тоже.
Пример накладной в BARLane:
