Остатки ЕГАИС: всё о регистрах
ЕГАИС в общепите - цикл статей о работе кафе и ресторанов в Единой Государственной Автоматизированной Системе.
Список статей:
1 - Пролог.
2 - Как начать работать с ЕГАИС.
3 - Глоссарий ЕГАИС: кто есть кто.
4 - Остатки ЕГАИС: всё о регистрах.
5 - Методология ЕГАИС: как с ним работать.
6 - Правила ЕГАИС: как их исполнять.
7 - Выходим за рамки: редкие задачи ЕГАИС.
8 - ЕГАИС и декларация.
9 - Алкогольная декларация для общепита.
10 - Работа над ошибками в ЕГАИС.
О регистрах и зачем они нужны
Виртуальные остатки ЕГАИС используют три регистра.
Р1 - Первый - "Склад" - хранит продукцию в разрезе Справок Б.
Р2 - Второй - "Торговый зал" - хранит продукцию в разрезе алккодов (т.е. теряется привязка к Справке Б).
Р3 - Третий - "Помарочный" - хранит информацию о марках (штрих-коды) в привязке к Справкам Б с Р1.
Р1 и Р2 являются замещающими, т.е. продукция может находится либо там, либо там. Перемещается она соответствующими актами.
Р3 является дополняющим к Р1, для новых марок. Т.о. помарочная продукция хранится на регистре Р1-Р3.
Как это работает:
К нам приходит накладная, мы её принимаем. После того, как ЕГАИС провёл наш акт подтверждения, продукция в накладной падает к нам на первый регистр.
Пример таблицы Остатков Р1 - строки разбиваются не по продукции (алккоду), а по Справке Б. Т.е. на Остатках Р1 если один и тот же алкоголь пришёл разными оптовыми партиями (соотв-но разные Справки Б), то он будет хранится в разных строках.
Далее, можно перенести продукцию с Первого Регистра на Второй соответствующим актом (так и называется - “акт переноса в торговый зал”), как только ЕГАИС его проведёт, на остатках Р1 строки с перенесённой пропадут, и появятся на остатках Р2, уже без Справки Б.
Как видно из примера таблицы остатков “торгового зала”, строки делятся по алккоду. Т.е. если мы переносим несколько строк одного и того же алкоголя но с разными Справками Б, они в процессе отвяжутся и на остатках Р2 схлопнутся.
Процесс этот конечно обратимый - вернуть продукцию с Р2 на Р1 можно соответствующим актом, надо просто указать в нём первоначальную Справку Б.
Зачем нужны регистры
Зачем вообще нужны эти регистры?
Это наследие времён запуска ЕГАИС в рознице, от которого постепенно отходят. Т.е. уже с 2021-го года маркируемый алкоголь практически не использует второй регистр (запрещено делать перенос на Р2); а за ним последует и пиво, когда маркировка дойдёт и до него.
Дело в том, что с запуском ЕГАИС маркируемые бутылки не были "помарочные". Т.е. в системе не хранилась информация о штрих-кодах, только алккоды и Справки Б. И Справку Б определить внешне просто по бутылке соответственно было нельзя (т.е. когда её сканируем, то узнаем только что это за алккод).
В магазине покупатель отдавал кассиру бутылку - тот её сканировал и не мог ниоткуда узнать, с какой Справкой Б она находится на Остатках Р1;
И, соответственно, бармены, вскрывающие бутылки и сканирующие их, никак не могли определить Справку Б.
А раз невозможно узнать Справку Б, значит невозможно и списать продукцию (т.к. при списании с Первого Регистра указывается именно она).
Поэтому была придумана следующая методология:
Продукция принятая падает на "Склад" (Регистр 1), а когда её уже готовы реализовывать (условно выложили в бар или в зал), она переносится в "Торговый зал" (Регистр 2).
Как было указано выше, там уже никакой "Справки Б" нет, всё хранится в разрезе алккодов, а значит и неважно, что неизвестно из какой она партии.
Если совсем по-простому - при списании бутылки мы не знаем из какой оптовой партии она была, поэтому списываем просто по её наименованию (алккоду).
ПРИМЕЧАНИЕ: Существует заблуждение, что "Склад" и "Торговый зал" так названы не просто так, и продукция в реальности должна с соответствием своему регистру находится на складе или в баре/торговом зале. Это миф, нет ни одного документа с подобным требованием, поэтому если вдруг будет подобный запрос от проверяющих, спрашивайте у них на каком основании они это придумали. Сослаться им будет не на что.
Долгое время методология работы в ЕГАИС была простой - принимаем накладные, продукция падает на первый регистр; переносим на второй, списываем оттуда.
Если вдруг надо делать возврат или перемещение - возвращаем со второго регистра на первый и делаем расходную накладную. Есть и такое ПО, в котором и вовсе не используют второй регистр, а списывают сразу с первого (не особо беспокоясь о том, что могут не ту справку Б указать; на свой страх и риск, как говорится).
Чуть запутаннее всё стало, когда начался ввод в ЕГАИС помарочного учёта. Выше мы обходились только двумя регистрами, ниже пояснения и о третьем.
О помарочной продукции (Регистр 3)
Изначально в ЕГАИС не было информации о конкретных бутылках (штрих-коды их акцизных марок).
Т.е. производитель или импортёр просто вносил в систему информацию: такой-то алккод, такое-то количество, ему присваиваются такие-то Справки А и Б.
Далее по цепочки поставщиков глобальная партия дробилась по меньшим, с новыми Справками Б, и доходила в конце концов до розницы.
Теоретически на любом этапе можно было заменить одну бутылку другой с тем же алккодом, но другим штрих-кодом, и система никак эту замену не заметила бы.
И то, что кассиры и бармены сканировали акцизы при реализации на самом деле не имело никакого отношения к помарочному учёту - это была борьба с “зеркалками”.
"Зеркалки" - поддельные копии легальных акцизов, которые клеили на неучтённые бутылки, т.о. денег с них государство не получало. И если вдруг в ЕГАИС оказывались отсканированы два одинаковых штрих-кода в разных магазинах/ресторанах, в ФСРАР об этом узнавали, и к потенциальным нарушителям выезжала проверка.
Чтобы минимизировать вообще возможности разных подмен и махинаций ФСРАР решил начать помарочный учёт каждой бутылки, в течение всей цепочки, от производства/импорта до реализации.
Помарочный учёт реализован вводом Третьего Регистра - дополняющего первый. Он хранит список штрих-кодов и их привязку к конкретной Справке Б, а значит, может быть совмещён с Первым Регистром, именно поэтому называем его "Регистр 1-3".
Таблица в программе BARLane, серые строки - это просто первый регистр, старая партионная продукция, а зелёные - помарочная, по которой можно узнать в ЕГАИС значения штрих-кодов.
Особенность третьего регистра не только в том, что он дополняющий, ещё в ЕГАИС нельзя запросить полный список продукции на Р3, в отличие от первого и второго регистров, где в ответ на запросы мы получаем полные списки.
Здесь же можно узнавать информацию только по каждой Справке Б отдельно; поэтому задачу формирования полного списка Р1-Р3 ФСРАР переложил на программы, работающие с ЕГАИС (у большинства ПО реализация простая - при приёме накладной, данные о марках и справках Б автоматически записываются в таблицу).
О методологии ещё раз, как было раньше: принимаем накладные, продукция падает на первый регистр; переносим на второй, списываем оттуда.
С вводом Третьего Регистра же смысла переносить на второй уже нет, т.к. в системе есть информация к какой Справке Б относится конкретная марка. Вспоминаем, что в этом и была суть Второго Регистра - списывать без привязки к конкретной оптовой партии, потому что мы её не знали.
Поэтому в этом плане процесс упростился - принимаем накладные, продукция падает на регистр 1-3; списываем оттуда же.
Таким образом, второй регистр остался нужен только при работе с пивом и со старым партионным алкоголем, который ещё остался.
Выше сказано об упрощении процесса, но надо понимать, что в некоторых местах он усложнился - сверка, пересорт, инвентаризация, но подробнее об этом в следующих статьях.
Немного о самих марках:
В прошлой статье было рассказано, что есть старые марки и новые, и показаны их различия (визуальные и "внутренние").
Новые марки - всегда помарочные, всегда бывают только на регистре Р1-Р3.
Старые марки - бывают "партионные", т.е. не помарочные, на Регистре 1 или Регистре 2.
Старые марки "учтённые помарочно" - как и новые - на регистре Р1-Р3.
Сейчас уже большинство маркируемой продукции входит в эти категории - "помарочные" и "старые марки, учтённые помарочно", т.е. хранятся на Р1-Р3.
Партионные же старые марки постепенно уходят, и скорее всего окончательно уйдут к 2022-му.
Уйдут потому, что например с 01.11.2020 года все накладные с маркируемой продукцией могут быть только помарочными (и "учтёнными помарочно").
Как понять какая продукция пришла:
1 - Осматриваем визуально, если марка новая, то значит она ВСЕГДА "помарочная" и учитывается на Регистре Р1-Р3.
2 - Если марка старая, то она может быть как "партионная" (Регистр Р1), так и "учтённая помарочно" (Регистр Р1-Р3). Понять это можно только просмотрев электронную накладную в программе.
Для "партионной" продукции значение в столбце "Марки" будет нулевое (т.е. в системе к продукции не привязаны штрих-коды); в примере выше это Водка "Сыктывкарская".
Для "учтённой помарочно" в "Марках" будет указано их количество, а также можно их просмотреть.
Обратите внимание, что визуально в программе можно различить старые и новые марки по длине содержимого штрих-кода. Выше "короткий" (68 символов) для старых марок, ниже пример "длинных" (150 символов) для новых:
Далее: