Правила ЕГАИС: как их исполнять

ЕГАИС в общепите

ЕГАИС в общепите - цикл статей о работе кафе и ресторанов в Единой Государственной Автоматизированной Системе.

Список статей:

1 - Пролог.

2 - Как начать работать с ЕГАИС.

3 - Глоссарий ЕГАИС: кто есть кто.

4 - Остатки ЕГАИС: всё о регистрах.

5 - Методология ЕГАИС: как с ним работать.

6 - Правила ЕГАИС: как их исполнять.

7 - Выходим за рамки: редкие задачи ЕГАИС.

8 - ЕГАИС и декларация.

9 - Алкогольная декларация для общепита.

10 - Работа над ошибками в ЕГАИС.

---

6 - Правила ЕГАИС: как их исполнять

Принятие накладных

Приехала поставка с алкоголем, что делать?

1 - Проверить бумажную накладную на отсутствие ошибок.

2 - Проверить ТТН в ЕГАИС (смотреть на название, количество, процент алкоголя и так далее; дату и номер самой накладной и т.д.).

3 - Провести сверку:

отсканировать все пришедшие бутылки, тем самым проверяя, соответствуют ли их штрих-коды тем, что пришли в электронной накладной.

4 - По результатам проверок и сверки отправить ответ: либо принять полностью, либо частично, либо целиком отказаться.

ВАЖНО: Помните, что согласно актуальным приказам - с момента фактического принятия накладной (ту, что вы укажите на бумаге), необходимо отправить ответ в ЕГАИС не позднее окончания следующего рабочего дня, иное - нарушение.

По сверке вспоминаем, что для пива (и прочего немаркируемого алкоголя) она не нужна. А для маркируемого - не обязательна (т.е. нет никаких нормативов или технических ограничений ЕГАИС, её требующие), но настоятельно рекомендуема к исполнению, т.к. к сожалению поставщики иногда ошибаются и присылают бутылки с перепутанными штрих-кодами.

Про приёмку частично тоже напомним, что она делается только в меньшую сторону (т.е. можем принять только меньше указанного в накладной, какие-то излишки учесть не получится); и что отправленный акт разногласий должен подтвердить поставщик, если он откажется, то сработает отказ по всей накладной, придётся возвращать всё.

Поэтому рекомендуется всегда перед отправкой акта расхождений связаться с поставщиком и получить от него подтверждение, что он его проведёт. Потому что зачастую поставщик вместо приёмки частично просто отзывает сам накладную целиком и переотправляет в ЕГАИС исправленную, которую можно принять целиком. Ничего страшного в этом нет, главное чтобы всё делалось вовремя.

ПРИМЕЧАНИЕ: Помарочную накладную частично принять можно только после сверки, т.к. в акте расхождений необходимо указать конкретные марки.

---

Ещё момент, который стоит знать о приёмке. Справка Б продукции, которая бывает в пришедшей накладной, отличается от Справки Б, с которой эта продукция "упадёт" на ваши остатки.

Т.е. открываем накладную, видим “Виски Джек” со Справкой Б FB-11, принимаем накладную, обновляем свои остатки, и видим на них уже те же “Виски Джек” но со Справкой Б FB-22.

Сделано это из-за того, что любая накладная может приняться частично. Вот что происходит, когда вы отправляете акт разногласий и он проходит:

Поставщик прислал партию виски "Джек" со Справкой Б FB-11 из 10 бутылок; вы приняли из них только 8, акт разногласий провёлся. К вам на остатки упали восемь бутылок "Джека" со Справкой Б FB-22, поставщику на остатки вернулись 2 бутылки с прежней Справкой Б FB-11. Т.е. наша партия "Джека" разделилась на две, а как мы помним - у каждой поставки в ЕГАИС уникальный идентификатор - Справка Б. Т.е. если бы он не менялся, получилось бы что с одним и тем же идентификатором поставки у двух разных контрагентов - это недопустимо.

В разных программах отображаются Справки по-разному, где-то только Справка поставщика, где-то наоборот только та с которой на остатки упадёт; в BARLane для удобства указываются обе.

Если вдруг ошиблись и отправили неправильный ответ, его можно отменить, отправив "Запрос на распроведение накладной".

---

Об инструменте "check1":

Это полезный инструмент, который позволяет узнавать статус накладной. В первую очередь мы ориентируемся на индикаторы программы (чаще всего это две галочки по приходу двух успешных тикетов); но иногда приходится заглянуть напрямую в ЕГАИС.

Для этого есть портал https://check1.fsrar.ru/, вкладка "Поиск по идентификатору накладной".

В ответ на запрос чек1 выдаёт статус документа:

• Принята - получателем составлено подтверждение, либо акт расхождений, подтвержденный отправителем.

• Отклонена - получателем составлен отказ, либо акт расхождений, отклоненный отправителем.

• Отозвана - отправитель составил отказ.

• Проведена - накладная прошла проверку и ожидает действий от получателя.

• Отказан акт разногласий - получателем составлен акт разногласий, но отправитель его отказал

• Нулевой акт расхождений - получатель составил акт расхождений с нулевым фактическим объемом

• Новая версия - отправитель из ЕГАИС-производитель составил новую версию документа

• Распроведена по запросу Repeal - Накладная распроведена по запросу организации

ВАЖНО! Обратите внимание на статус "Проведена" - он означает, что накладная "висит" у получателя и ожидает ответа. Не путать со статусом "Принята"!

---

О переносе в "Торговый зал" (Р2)

Если необходимо списывать со второго регистра (для пива), то надо сделать перенос с Р1 на Р2 (в BARLANE например достаточно просто указать из списка остатков нужную продукцию), и всё, можно переходить к списанию.

Списание продукции

Переходим ко второму правилу.

Бармены вскрыли бутылку - её надо списать.

Для этого надо отсканировать штрих-код акцизной марки - программа с ним сформирует акт и отправит в ЕГАИС.

Этот процесс реализован в разных программах по-разному, ниже на примере BARLANE.

Модуль бармена позволяет просто отксанировать нужную бутылку, увидеть сразу обратную связь что марка зафиксирована корректно - и всё, больше ничего не требуется (узнавать помарочная эта продукция или старая; есть она уже на остатках или нет; и так далее). Программа сама проверит марку на дубли, на наличие, и если всё хорошо в указанное время вместе с остальными автоматически сама спишет.

Т.е. в BARLANE всё второе правило сводится к тому, чтобы бармены вовремя у себя сканировали вскрытые бутылки; а барменеджеры (или кто-то ещё, кто отвечает в заведении за ЕГАИС) просто регулярно просматривали в своём личном кабинете, что акты проходят успешно и что от барменов приходят марки в разумных количествах. Т.о. самому вручную ничего делать не надо, остаётся контролирующая функция.

Впрочем, для тех кто не доверяет автоматике, есть конечно возможность всё списывать вручную.

Речь выше об актах с причиной "реализация" (используется если продукция продаётся клиентам).

Об актах с иными причинами

Ниже остальные возможные причины списания:

Пересортица - нужна когда делаем пересорт (о нём в следующей статье подробнее). Отметим только сразу, что делается акт списания всегда в связке с актом постановки на баланс.

Недостача - хищение, злоупотребление материально ответственных лиц, ошибки учета, естественная убыль и т.д.

Уценка - Уценка (списание) в результате порчи.

Порча - Списание объема продукции, не подлежащей дальнейшей реализации (бой, срок годности, порча).

Проверки - Списание объема продукции, израсходованной на лабораторные нужды для прохождения добровольной проверки качества, рекламные образцы (требуется указание штрихкодов с марок).

Арест - Списание арестованной продукции, изъятой из оборота продукции, конфискованной продукции по решению суда (требуется указание штрихкодов).

Иные цели - Списание продукции, когда марку невозможно считать (а по факту используют это причину и в нестандартных ситуациях, расписывая подробности в поле "описание").

Никаких технических и методологических ограничений для списаний по вышеперечисленным причинам нет, есть только одно требование - любое списание должно быть обосновано. Т.е. если придёт проверка с вопросом "почему списали 5 бутылок на недостачу?" В ответ необходимо показать сличительную ведомость проведённой инвентаризации. Вопрос "почему 2 бутылки списали на порчу"? Показать объяснительную от бармена, разбившего их. И так далее. А также, конечно, всё должно быть отражено и в бухгалтерии.

ПРИМЕЧАНИЕ: Для партионной продукции ("старых марок") при использовании вышеперечисленных причин указывать штрих-код не требуется (если не указано обратное в описании). Т.е. просто указывается продукция (по алккоду), и количество которое необходимо списать.

Для помарочной продукции ("новых марок" и "старых, учтённых помарочно") штрих-коды необходимо указывать ВСЕГДА. Из-за этого могут возникнуть трудности например при списании разбитой бутылки, у которой испортился и акциз; в BARLANE для поиска нужного штрих-кода можно сделать мини-инвентаризацию; или второй способ - рассмотреть серию и номер акциза, и искать уже по нему (в ШК он идёт с четвёртой цифры).

О регистрах актов списания

Акты бывают первого регистра и второго, соответственно продукция списывается либо с Р1-Р3 (с указанием Справки Б), либо с Р2 (с указанием алккода).

Ещё одно отличие между ними - акт первого регистра можно отменить; акт второго - нет.

Чтобы вернуть списанное им, надо использовать акт постановки на баланс (а там есть ограничение на 100 бутылок в месяц; больше - обращаться в ФСРАР).

О пиве (немаркируемом алкоголе)

Пиво (сидр, пуарэ и т.д.) не маркируется, значит не надо ничего сканировать, можно просто вручную из списка остатков указывать что хотим списать.

Ещё особенность пива - оно может быть разливным, и в ЕГАИС такое всегда указывается в декалитрах (далах), не путать с литрами и с кегами.

Вскрытую кегу можно списывать целиком (т.е. пришла кега 30л., мы её приняли, вскрыли и подключили к крану - значит с остатков можно списывать 3 декалитра).

BARLANE (как и некоторые другие программы), позволяет привязать к определённому пиву EAN штрих-код, и соответственно сканировать бутылки из бара, тем самым автоматизируя процесс по аналогии с крепким алкоголем.

Резюмируя - правило исполнять просто, главное не забывать сканировать вскрытое, и не забывать контролировать что акты прошли успешно.

О журнале учёта розничных продаж

ВАЖНО: Требование о ведении журнала - отменено. Подробнее:

Приказ ФСРАР от 19 июня 2015 г. № 164 (и соответственно требование вести журнал) отменён изменениями, внесенными в Постановление Правительства РФ от 19.06.2006 № 380 «Об учете объема производства, оборота и (или) использования этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, а также учете использования производственных мощностей, объема собранного винограда и винограда, использованного для производства винодельческой продукции».

"Журнал учёта розничных продаж" нормативы обязывали вести и хранить в течение пяти лет. На данный момент данный документ не нужен (см. выше).

Программы формировали его автоматически по успешным списаниям и печатали по требованию.

Журнал в BARLANE:

Выгруженный в Excel:

Инвентаризация

Инвентаризация может быть сделана только с помощью программы, работающей с ЕГАИС (далее будет показана на примере BARLANE).

Инвентаризация - это сличение фактических остатков крепкого алкоголя с данными ЕГАИС. По итогам инвентаризации можно выявить излишки и недостачу.

Сначала необходимо подготовиться к инвентаризации:

1 - Проверить, что на остатках ЕГАИС самая актуальная информация (в том числе и помарочная - на Р3)

2 - Проверить, что в баре и на складе нет бутылок, по которым ещё не приняты накладные,

3 - Проверить, что нет подвисшей несписанной продукции (которую вскрыли и отсканировали, но с остатков ещё не списали),

4 - Убедиться, что во время проведения инвентаризации не будет никаких списаний или приёмок.

Далее можно приступать к самой инвентаризации:

Отсканировать в приложении бармена все закрытые бутылки (по главной формуле - закрытые бутылки должны быть на остатках, а вскрытые - нет, т.к. списаны) и отправить в программу.

Затем в личном кабинете запустить инвентаризацию, программа сама произведёт расчёты, сопоставив фактические остатки с остатками ЕГАИС.

Результат инвентаризации представляет из себя список недостач и излишков.

- Недостачу необходимо списать

- Излишки - поставить на баланс; или отменить списание (либо поскорее вскрыть)

После этого произойдёт самое главное - объект будет соответствовать формуле ЕГАИС.

Остатки ФАКТ = Остатки ЕГАИС, даже без всяких звёздочек.

ПРИМЕЧАНИЕ: Инвентаризация делается с маркируемым алкоголем, т.к. у бутылок пива пока нет уникальных идентификаторов.

Далее:

7 - Выходим за рамки: редкие задачи ЕГАИС.