Работа над ошибками в ЕГАИС

Рекомендации, сформулированные по нашим наблюдениям за клиентами, которые добились минимальных расхождений по итогам инвентаризаций (до 0.1% от остатков, т.е. 1 бутылка из тысячи):

1 - Максимально упростить "егаисовскую" часть работы барменов.

2 - Проверять работу барменов.

3 - Кнут и пряник - знать, хорошо в ЕГАИС бармен работает или нет. И хорошую работу поощрять, а за плохую - наказывать (материально или морально - на усмотрение менеджмента).

Принимаем накладную вовремя - и сканируем!

1 - Вовремя принимаем накладную

2 - Подтверждаем в ЕГАИС в тот же день что подтвердили и бумажную

3 - Для помарочной продукции обязательно делаем сверку.

Лучше конечно сделать процесс сверки максимально удобным - тут поможет тоже BARLane - он умеет делать её и через web-интефрейс (т.е. просто через сайт), и через windows-приложение бармена, и через android-ТСД (портативный терминал сбора данных), т.е. вы можете организовать сверку вообще где вам удобнее.

Про "коробки":

Раз про сверку уже много говорили, отметим один момент про приёмку, с которым вы можете столкнуться, особенно если работаете с 1С - это штрих-коды коробки. С внедрением помарочного оборота начали кодироваться не только бутылки, но и коробки. На самом деле эта информация полезна только для оптовиков и крупных магазинов - кафе и ресторанам оно ни к чему.

Потому что вышеупомянутые оптовики и розница оперируют огромными объёмами, и им проще проверять всё сразу коробками. Для общепита же проверка штрих-кода коробки совсем лишняя, т.к. правильность штрих-кода вовсе не гарантирует, что внутри правильные бутылки.

Т.е. вы сканируете ШК коробки, она подтвердилась, счастливые не делаете сверку самих бутылок - и тут всплывает пересорт! Поэтому не надо отвлекаться на коробки, а надо сразу сканировать бутылки.

Актуально для оптовиков это потому, повторимся, что им выгодно сразу выследить несоответствие на стадии ШК коробок и не тратить время на бутылки, потому что коробок этих у них курсирует очень много.

Зачем вообще пишем тогда о коробкам? Затем, что во многих конфигурациях 1С, даже для общепита, есть техническое ограничение, обязывающее сканировать ШК коробки, и от этого пользователи очень страдают (потому что этого ШК часто нет фактически - поставщик например перебросил в "пустую").

Знание будет не лишним, если кто-то начнёт вам говорить о ШК коробки, вы теперь можете объяснить ему, что для общепита этот код вообще не актуален, надо в любом случае делать сверку всех бутылок.

Инвентаризация - полезная привычка

Третье правило - последнее по счёту, но не по важности.

Инвентаризацию мы разбирали в прошлых статьях, тут просто опять напоминание, что она должна войти в привычку - желательно ежемесячную.

Инвентаризация не только позволяет проверять работу барменов, но и в принципе является главным инструментом, позволяющим проверять своё соответствие главной же формуле Остатки ФАКТ = Остатки ЕГАИС.

Подробнее в предыдущих уроках и в статье Инвентаризация в BARLane

О закрытии и лицензии

Напомним, что хранение алкоголя тоже считается "оборотом", поэтому если у вас лежит крепкая продукция на складе, у вас должна быть действующая лицензия.

Если лицензия закончилась, государство даёт 2 месяца (в течение которых алкоголь находится у вас всё ещё законно). Если за эти 2 месяца вы не продлеваете лицензию (например предприятие закрывается), то доступных действий только два:

1 - Вернуть алкоголь поставщику.

2 - Утилизировать алкоголь.

К сожалению без активной лицензии нельзя перекинуть алкоголь даже в рамках одного юр.лица (т.е. внутреннее перемещение из одной обособки в другую), поэтому или делайте это вовремя (пока лицензия активна), или делайте через возврат поставщику (т.е. он принимает возврат, а затем отправляет на другой ваш объект). На эту процедуру соглашаются не все поставщики, поэтому есть и третий вариант - попросить у департамента услуг (или иного лицензирующего органа) временно "включить" ЕГАИС для осуществления внутреннего переноса. Очень часто они идут навстречу и действительно его открывают.

В любом случае помните, что после окончания (либо закрытия) лицензии - у вас 2 месяца, по истечению которых алкоголь на складе будет лежать незаконно, штрафы за это очень суровые, исчисляются в миллионах.

Насчёт утилизации вкратце - самому в раковину слить всё нельзя, утилизировать алкоголь официально можно только через аккредитованную организацию, которая сделает всё без вреда экологии.

На практике конечно часто закрывающиеся организации просто списывают весь алкоголь, раздавая его сотрудникам (как правило если осталось немного бутылок). Тут главное чтобы бухгалтерами всё было корректно оформлено.

Отметим отдельно, что без активной лицензии в ЕГАИС можно делать запросы, но не получится отправлять акты и накладные. И речь опять же только о крепком, маркируемом алкоголе, для пива лицензия не нужна.

О смене КПП и "волшебной кнопке"

Выше мы упомянули внутреннее перемещение между обособками, оно бывает нужно не только, когда мы перебрасываем что-то из закрытой точки в активную (помним, что это делается расходной накладной, урок седьмой).

Ещё бывает так, что одно и то же заведение меняет КПП (встаёт на учёт в другой налоговой) и из-за этого меняется и СИО (ФСРАР-id), т.е. с точки зрения ЕГАИС это совершенно другой объект с нулевыми остатками. Как правило на старом КПП лицензия становится неактивной, оставаясь рабочей только на новом.

И тут чтобы сделать переброс остатков без обращений в департаменты (чтобы они временно открыли доступ на старом КПП), ФСРАР создал свой инструмент в личном кабинете https://service.egais.ru/.

Подробная инструкция - на вики ФСРАР.

Там в разделе с ключами (где можно сформировать RSA-ключ) есть кнопка у старого КПП под именем "Перенос остатков".

Коварное название у кнопки, т.к. очень многие думают, что нажав на неё, всё волшебным образом само перенесётся, не раз с таким сталкивались.

Но к сожалению нет, эта кнопка только включает временный доступ (5 календарных дней) на старых КПП, и то не мгновенно, только после проверки ФСРАР, где они убеждаются, что адреса и в новом и в старом КПП совпадают.

И вот за эти 5 дней надо сделать внутреннее перемещение между объектами, чтобы на старом КПП был 0 на остатках, а на новом - всё актуальное.

Подытожим мораль:

1 - Следите за сроком лицензии и делайте всё вовремя (будь то продление или избавление от остатков).

2 - Правильно делайте перенос между КПП, пусть название кнопки не вводит вас в заблуждение.

Пара слов о будущем ЕГАИС

Самое главное и грядущих нововведений - маркировка пива.

Уже сейчас, в 2020-ом году идёт тестирование системы в Татарстане.

Как это будет реализовано - говорить рано, т.к. многое ещё может поменяться. Но суть примерно такая - пиво будет оклеиваться акцизными марками (кеги тоже), соответственно как и с крепким алкоголем, надо будет сканировать штрих-коды и для сверки и для списания.

Минусы понятны, придётся сканировать пиво.

Отметим плюсы:

1 - Не будет дублирующего контроля "Честным знаком" (система, где уже учитываются сигареты и лекарства; а в будущем будут практически все продуктц).

2 - Можно будет делать инвентаризацию по пиву с помощью сканера.

3 - После того как весь ЕГАИС станет помарочным повысятся шансы того, что отменят алкогольную декларацию.

Чтобы быть в курсе всех новостей ЕГАИС и алкогольной отчётности в общепите - смотрите наши видео и наши вебинары.

Цикл статей "ЕГАИС в общепите" завершён, спасибо за внимание!