Правила ЕГАИС: как их исполнять
ЕГАИС в общепите - цикл статей о работе кафе и ресторанов в Единой Государственной Автоматизированной Системе.
Список статей:
1 - Пролог.
2 - Как начать работать с ЕГАИС.
3 - Глоссарий ЕГАИС: кто есть кто.
4 - Остатки ЕГАИС: всё о регистрах.
5 - Методология ЕГАИС: как с ним работать.
6 - Правила ЕГАИС: как их исполнять.
7 - Выходим за рамки: редкие задачи ЕГАИС.
8 - ЕГАИС и декларация.
9 - Алкогольная декларация для общепита.
10 - Работа над ошибками в ЕГАИС.
Принятие накладных
Приехала поставка с алкоголем, что делать?
1 - Проверить бумажную накладную на отсутствие ошибок.
2 - Проверить ТТН в ЕГАИС (смотреть на название, количество, процент алкоголя и так далее; дату и номер самой накладной и т.д.).
3 - Провести сверку:
отсканировать все пришедшие бутылки, тем самым проверяя, соответствуют ли их штрих-коды тем, что пришли в электронной накладной.
4 - По результатам проверок и сверки отправить ответ: либо принять полностью, либо частично, либо целиком отказаться.
ВАЖНО: Помните, что согласно актуальным приказам - с момента фактического принятия накладной (ту, что вы укажите на бумаге), необходимо отправить ответ в ЕГАИС не позднее окончания следующего рабочего дня, иное - нарушение.
По сверке вспоминаем, что для пива (и прочего немаркируемого алкоголя) она не нужна. А для маркируемого - не обязательна (т.е. нет никаких нормативов или технических ограничений ЕГАИС, её требующие), но настоятельно рекомендуема к исполнению, т.к. к сожалению поставщики иногда ошибаются и присылают бутылки с перепутанными штрих-кодами.
Про приёмку частично тоже напомним, что она делается только в меньшую сторону (т.е. можем принять только меньше указанного в накладной, какие-то излишки учесть не получится); и что отправленный акт разногласий должен подтвердить поставщик, если он откажется, то сработает отказ по всей накладной, придётся возвращать всё.
Поэтому рекомендуется всегда перед отправкой акта расхождений связаться с поставщиком и получить от него подтверждение, что он его проведёт. Потому что зачастую поставщик вместо приёмки частично просто отзывает сам накладную целиком и переотправляет в ЕГАИС исправленную, которую можно принять целиком. Ничего страшного в этом нет, главное чтобы всё делалось вовремя.
ПРИМЕЧАНИЕ: Помарочную накладную частично принять можно только после сверки, т.к. в акте расхождений необходимо указать конкретные марки.
Ещё момент, который стоит знать о приёмке. Справка Б продукции, которая бывает в пришедшей накладной, отличается от Справки Б, с которой эта продукция "упадёт" на ваши остатки.
Т.е. открываем накладную, видим “Виски Джек” со Справкой Б FB-11, принимаем накладную, обновляем свои остатки, и видим на них уже те же “Виски Джек” но со Справкой Б FB-22.
Сделано это из-за того, что любая накладная может приняться частично. Вот что происходит, когда вы отправляете акт разногласий и он проходит:
Поставщик прислал партию виски "Джек" со Справкой Б FB-11 из 10 бутылок; вы приняли из них только 8, акт разногласий провёлся. К вам на остатки упали восемь бутылок "Джека" со Справкой Б FB-22, поставщику на остатки вернулись 2 бутылки с прежней Справкой Б FB-11. Т.е. наша партия "Джека" разделилась на две, а как мы помним - у каждой поставки в ЕГАИС уникальный идентификатор - Справка Б. Т.е. если бы он не менялся, получилось бы что с одним и тем же идентификатором поставки у двух разных контрагентов - это недопустимо.
В разных программах отображаются Справки по-разному, где-то только Справка поставщика, где-то наоборот только та с которой на остатки упадёт; в BARLane для удобства указываются обе.
Если вдруг ошиблись и отправили неправильный ответ, его можно отменить, отправив "Запрос на распроведение накладной".
Об инструменте "check1":
Это полезный инструмент, который позволяет узнавать статус накладной. В первую очередь мы ориентируемся на индикаторы программы (чаще всего это две галочки по приходу двух успешных тикетов); но иногда приходится заглянуть напрямую в ЕГАИС.
Для этого есть портал https://check1.fsrar.ru/, вкладка "Поиск по идентификатору накладной".
В ответ на запрос чек1 выдаёт статус документа:
- Принята - получателем составлено подтверждение, либо акт расхождений, подтвержденный отправителем.
- Отклонена - получателем составлен отказ, либо акт расхождений, отклоненный отправителем.
- Отозвана - отправитель составил отказ.
- Проведена - накладная прошла проверку и ожидает действий от получателя.
- Отказан акт разногласий - получателем составлен акт разногласий, но отправитель его отказал
- Нулевой акт расхождений - получатель составил акт расхождений с нулевым фактическим объемом
- Новая версия - отправитель из ЕГАИС-производитель составил новую версию документа
- Распроведена по запросу Repeal - Накладная распроведена по запросу организации
ВАЖНО! Обратите внимание на статус "Проведена" - он означает, что накладная "висит" у получателя и ожидает ответа. Не путать со статусом "Принята"!
О переносе в "Торговый зал" (Р2)
Если необходимо списывать со второго регистра (для пива), то надо сделать перенос с Р1 на Р2 (в BARLANE например достаточно просто указать из списка остатков нужную продукцию), и всё, можно переходить к списанию.
Списание продукции
Переходим ко второму правилу.
Бармены вскрыли бутылку - её надо списать.
Для этого надо отсканировать штрих-код акцизной марки - программа с ним сформирует акт и отправит в ЕГАИС.
Этот процесс реализован в разных программах по-разному, ниже на примере BARLANE.
Модуль бармена позволяет просто отксанировать нужную бутылку, увидеть сразу обратную связь что марка зафиксирована корректно - и всё, больше ничего не требуется (узнавать помарочная эта продукция или старая; есть она уже на остатках или нет; и так далее). Программа сама проверит марку на дубли, на наличие, и если всё хорошо в указанное время вместе с остальными автоматически сама спишет.
Т.е. в BARLANE всё второе правило сводится к тому, чтобы бармены вовремя у себя сканировали вскрытые бутылки; а барменеджеры (или кто-то ещё, кто отвечает в заведении за ЕГАИС) просто регулярно просматривали в своём личном кабинете, что акты проходят успешно и что от барменов приходят марки в разумных количествах. Т.о. самому вручную ничего делать не надо, остаётся контролирующая функция.
Впрочем, для тех кто не доверяет автоматике, есть конечно возможность всё списывать вручную.
Речь выше об актах с причиной "реализация" (используется если продукция продаётся клиентам).
Об актах с иными причинами
Ниже остальные возможные причины списания:
Пересортица - нужна когда делаем пересорт (о нём в следующей статье подробнее). Отметим только сразу, что делается акт списания всегда в связке с актом постановки на баланс.
Недостача - хищение, злоупотребление материально ответственных лиц, ошибки учета, естественная убыль и т.д.
Уценка - Уценка (списание) в результате порчи.
Порча - Списание объема продукции, не подлежащей дальнейшей реализации (бой, срок годности, порча).
Проверки - Списание объема продукции, израсходованной на лабораторные нужды для прохождения добровольной проверки качества, рекламные образцы (требуется указание штрихкодов с марок).
Арест - Списание арестованной продукции, изъятой из оборота продукции, конфискованной продукции по решению суда (требуется указание штрихкодов).
Иные цели - Списание продукции, когда марку невозможно считать (а по факту используют это причину и в нестандартных ситуациях, расписывая подробности в поле "описание").
Никаких технических и методологических ограничений для списаний по вышеперечисленным причинам нет, есть только одно требование - любое списание должно быть обосновано. Т.е. если придёт проверка с вопросом "почему списали 5 бутылок на недостачу?" В ответ необходимо показать сличительную ведомость проведённой инвентаризации. Вопрос "почему 2 бутылки списали на порчу"? Показать объяснительную от бармена, разбившего их. И так далее. А также, конечно, всё должно быть отражено и в бухгалтерии.
ПРИМЕЧАНИЕ: Для партионной продукции ("старых марок") при использовании вышеперечисленных причин указывать штрих-код не требуется (если не указано обратное в описании). Т.е. просто указывается продукция (по алккоду), и количество которое необходимо списать.
Для помарочной продукции ("новых марок" и "старых, учтённых помарочно") штрих-коды необходимо указывать ВСЕГДА. Из-за этого могут возникнуть трудности например при списании разбитой бутылки, у которой испортился и акциз; в BARLANE для поиска нужного штрих-кода можно сделать мини-инвентаризацию; или второй способ - рассмотреть серию и номер акциза, и искать уже по нему (в ШК он идёт с четвёртой цифры).
О регистрах актов списания
Акты бывают первого регистра и второго, соответственно продукция списывается либо с Р1-Р3 (с указанием Справки Б), либо с Р2 (с указанием алккода).
Ещё одно отличие между ними - акт первого регистра можно отменить; акт второго - нет.
Чтобы вернуть списанное им, надо использовать акт постановки на баланс (а там есть ограничение на 100 бутылок в месяц; больше - обращаться в ФСРАР).
О пиве (немаркируемом алкоголе)
Пиво (сидр, пуарэ и т.д.) не маркируется, значит не надо ничего сканировать, можно просто вручную из списка остатков указывать что хотим списать.
Ещё особенность пива - оно может быть разливным, и в ЕГАИС такое всегда указывается в декалитрах (далах), не путать с литрами и с кегами.
Вскрытую кегу можно списывать целиком (т.е. пришла кега 30л., мы её приняли, вскрыли и подключили к крану - значит с остатков можно списывать 3 декалитра).
BARLANE (как и некоторые другие программы), позволяет привязать к определённому пиву EAN штрих-код, и соответственно сканировать бутылки из бара, тем самым автоматизируя процесс по аналогии с крепким алкоголем.
Резюмируя - правило исполнять просто, главное не забывать сканировать вскрытое, и не забывать контролировать что акты прошли успешно.
О журнале учёта розничных продаж
ВАЖНО: Требование о ведении журнала - отменено. Подробнее:
Приказ ФСРАР от 19 июня 2015 г. № 164 (и соответственно требование вести журнал) отменён изменениями, внесенными в Постановление Правительства РФ от 19.06.2006 № 380 «Об учете объема производства, оборота и (или) использования этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, а также учете использования производственных мощностей, объема собранного винограда и винограда, использованного для производства винодельческой продукции».
"Журнал учёта розничных продаж" нормативы обязывали вести и хранить в течение пяти лет. На данный момент данный документ не нужен (см. выше).
Программы формировали его автоматически по успешным списаниям и печатали по требованию.
Журнал в BARLANE:
Выгруженный в Excel:
Инвентаризация
Инвентаризация может быть сделана только с помощью программы, работающей с ЕГАИС (далее будет показана на примере BARLANE).
Инвентаризация - это сличение фактических остатков крепкого алкоголя с данными ЕГАИС. По итогам инвентаризации можно выявить излишки и недостачу.
Сначала необходимо подготовиться к инвентаризации:
1 - Проверить, что на остатках ЕГАИС самая актуальная информация (в том числе и помарочная - на Р3)
2 - Проверить, что в баре и на складе нет бутылок, по которым ещё не приняты накладные,
3 - Проверить, что нет подвисшей несписанной продукции (которую вскрыли и отсканировали, но с остатков ещё не списали),
4 - Убедиться, что во время проведения инвентаризации не будет никаких списаний или приёмок.
Далее можно приступать к самой инвентаризации:
Отсканировать в приложении бармена все закрытые бутылки (по главной формуле - закрытые бутылки должны быть на остатках, а вскрытые - нет, т.к. списаны) и отправить в программу.
Затем в личном кабинете запустить инвентаризацию, программа сама произведёт расчёты, сопоставив фактические остатки с остатками ЕГАИС.
Результат инвентаризации представляет из себя список недостач и излишков.
- Недостачу необходимо списать
- Излишки - поставить на баланс; или отменить списание (либо поскорее вскрыть)
После этого произойдёт самое главное - объект будет соответствовать формуле ЕГАИС.
Остатки ФАКТ = Остатки ЕГАИС, даже без всяких звёздочек.
ПРИМЕЧАНИЕ: Инвентаризация делается с маркируемым алкоголем, т.к. у бутылок пива пока нет уникальных идентификаторов.
Далее: